9月的北京，無(wú)論秋雨陣陣，還是陽(yáng)光明媚，總有一場(chǎng)場(chǎng)密集的“戰(zhàn)役”在京城各個(gè)高校的校園中打響，那就是來(lái)自全國(guó)的大學(xué)新生和家長(zhǎng)們，臉上的喜悅，昭示著一段新生活的開(kāi)始。北理工的校園也不例外，在良鄉(xiāng)校區(qū)，每年9月熙熙攘攘人群在幾天內(nèi)既帶來(lái)了數(shù)千生機(jī)勃勃的新鮮“血液”，隨之而來(lái)的也有不可避免的校園運(yùn)行壓力，為學(xué)校管理工作帶來(lái)不小挑戰(zhàn)，甚至帶來(lái)不必要的社會(huì)負(fù)面影響。

　　如何做好迎新工作，始終是學(xué)校管理部門(mén)著力研究和解決的一項(xiàng)重點(diǎn)問(wèn)題。自去年開(kāi)始，學(xué)校大力實(shí)施校園信息化建設(shè)，在這個(gè)大背景下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、信息化手段，創(chuàng)新迎新工作模式，就提上了學(xué)校工作的議事日程，悄然間一場(chǎng)迎新“數(shù)字協(xié)奏曲”拉開(kāi)了帷幕，2014年的迎新，也由此“舒緩”了下來(lái)。

 

 

 

　　無(wú)論是按照傳統(tǒng)模式開(kāi)展，還是開(kāi)展全新的“數(shù)字迎新”，都離不開(kāi)對(duì)迎新工作本質(zhì)的剖析。學(xué)校在2014年上半年，成立了“數(shù)字迎新”領(lǐng)導(dǎo)小組，將涉及迎新工作相關(guān)部門(mén)力量整合起來(lái)，經(jīng)過(guò)多次對(duì)工作的研討和調(diào)研，從從千頭萬(wàn)緒的工作中，凝練出重點(diǎn)，抓住了關(guān)鍵。通俗說(shuō)來(lái)，就是吃好“飯”，要讓北理工的迎新工作有個(gè)好“胃口”。

　　迎新工作需要在每年9月的一兩天內(nèi)，迎來(lái)兩個(gè)流量的沖擊，一個(gè)是龐大的人流，另一個(gè)則是密集的信息流，既要讓人流有序流動(dòng)，也要快速消化信息，使之融學(xué)校各類(lèi)管理系統(tǒng)。就如同一個(gè)人，在短時(shí)間內(nèi)，不僅要吞下大量食物，還要有效消化吸收。

北理工新生入校規(guī)模近年來(lái)一直保持在3600人左右，這背后更有3600多個(gè)家庭，入學(xué)報(bào)到全家出動(dòng)已經(jīng)成為常態(tài)，送孩子報(bào)到也成為了父母的一種心愿。因此，報(bào)到當(dāng)日出入學(xué)校的人流達(dá)到上萬(wàn)人次，并不稀奇，自駕車(chē)到校的情況更是不斷增長(zhǎng)，為校園管理帶來(lái)了莫大的壓力。面對(duì)龐大的人流，必須做到有序流動(dòng)，這是迎新工作順利開(kāi)展的前提和保障。

　　人的流量可見(jiàn)，更加龐大的信息流隱藏其后。信息化時(shí)代，新生入校其實(shí)也是信息入校的過(guò)程，如何快速準(zhǔn)確的豐富考生信息，才是將“考生”變?yōu)?ldquo;學(xué)生”的關(guān)鍵，也是構(gòu)建有效管理的基礎(chǔ)。“學(xué)校各個(gè)部門(mén)要想構(gòu)建起對(duì)一名新生的有效信息管理，在數(shù)據(jù)采集方面至少要達(dá)到108項(xiàng)以上，雖然其中包括部分招辦提供的考生信息，但是學(xué)校自己需要采集的信息項(xiàng)目也要達(dá)到80項(xiàng)以上。”網(wǎng)絡(luò)中心屈少杰老師為記者做了詳細(xì)分析。學(xué)生的校園生活從“衣食住行”到學(xué)習(xí)考試，都離不開(kāi)管理信息體系的支撐。快速“進(jìn)食”，也要快速“消化”。

　　因此，數(shù)字迎新領(lǐng)導(dǎo)小組敏銳的抓住這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確了數(shù)字化手段的著力點(diǎn)，最大限度的幫助迎新工作拓展了空間和拉長(zhǎng)了時(shí)間，讓人員流動(dòng)更加有序，讓信息獲取更加快捷，迎新工作終于“舒緩”了下來(lái)。

 

 

 

　　通過(guò)數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)迎新階段人流的有序流動(dòng)，其中關(guān)鍵就是最大限度的幫助新生和家長(zhǎng)對(duì)報(bào)到流程做到心中有數(shù)。以往只能靠現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)說(shuō)明、指南，還有志愿者嘶啞的聲音來(lái)實(shí)現(xiàn)，在嘈雜紛亂的環(huán)境下，效果有限。

　　為了充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化和信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，北理工2014年數(shù)字迎新工作，首先啟動(dòng)了學(xué)校迎新網(wǎng)i.bit.edu.cn的建設(shè)工作，為各類(lèi)入學(xué)報(bào)到信息的發(fā)布搭建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，新生通過(guò)錄取通知書(shū)可以第一時(shí)間登錄網(wǎng)站，獲取入學(xué)信息。網(wǎng)站貼近新生視角，貼近入學(xué)報(bào)到和校園生活的實(shí)際，運(yùn)用視頻等多媒體手段直觀的展示了良鄉(xiāng)校區(qū)的方方面面，可以幫助新生“決勝千里之外”。迎新網(wǎng)還向新生介紹了大學(xué)成長(zhǎng)的基本知識(shí)和校史校情，幫助他們預(yù)熱即將開(kāi)始的北理生活。

     另一方面，配合迎新網(wǎng)建設(shè)的“i北理”微信公共賬號(hào)，也是學(xué)校第一次嘗試使用新媒體來(lái)提升工作成效。“i北理”微信號(hào)的投入使用后，在迎新前夕用戶(hù)關(guān)注量就近2000，成為了報(bào)到動(dòng)態(tài)推送的有效助手。同時(shí)，“i北理”還從新媒體特點(diǎn)出發(fā)，主動(dòng)編輯撰寫(xiě)發(fā)布網(wǎng)文數(shù)十篇，輕松活潑的口氣，貼近學(xué)生實(shí)際的角度，得到了新生群體的良好評(píng)價(jià)。

　　正是網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的有效構(gòu)建，不僅幫助新生掌握了校園基本情況和迎新當(dāng)日的管理要求，更為重要的是首次實(shí)現(xiàn)了包括宿舍分配等關(guān)鍵信息的提前動(dòng)態(tài)發(fā)布，最大限度的幫助新生和家長(zhǎng)做好報(bào)到規(guī)劃。

校園中少了許多帶著行李疲憊的身影，多了不少“心中有數(shù)”自信的面孔，不少志愿者“門(mén)前冷落”。

 

 

 

　　如果僅僅是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化手段幫助新生隊(duì)報(bào)到流程和校園情況做到心中有數(shù)，那“數(shù)字迎新”也只是做了表面文章。北理工2014年“數(shù)字迎新”的最大魅力是在3600余名新生未入校前，就有效建立起一個(gè)個(gè)“網(wǎng)上班級(jí)”，同學(xué)之間，輔導(dǎo)員之間，雖素未謀面，但已相熟于網(wǎng)絡(luò)，真正做到了“新生未報(bào)到，組織已建立”。

　　網(wǎng)絡(luò)班級(jí)的建立有賴(lài)于新生信息的高效搜集，“數(shù)字迎新”建設(shè)了“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)，最大限度滿(mǎn)足校內(nèi)各單位的數(shù)據(jù)需求，并隨錄取通知書(shū)發(fā)放了登錄要求和填寫(xiě)說(shuō)明，每個(gè)新生都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，在報(bào)到前與家人一起錄入個(gè)人信息。網(wǎng)上預(yù)報(bào)到系統(tǒng)還能預(yù)征集學(xué)生證件照，僅此一項(xiàng)，就消除了往年證件照采集的排隊(duì)長(zhǎng)龍，免去了收費(fèi)環(huán)節(jié)，真正做到了以人為本。

　　在該系統(tǒng)中，信息的安全“雙向”流動(dòng)，更是改變了迎新整體工作整體模式，每位學(xué)生都具有唯一登錄權(quán)限，一些不方便公開(kāi)的學(xué)生個(gè)人信息，就可以安全方便的在該系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布，例如學(xué)生宿舍分配情況、學(xué)費(fèi)繳納情況、上網(wǎng)賬號(hào)等。

　　不過(guò)，系統(tǒng)中最廣受歡迎的還是“我的同學(xué)，我的班”這個(gè)實(shí)用而有趣的功能。來(lái)自電子信息類(lèi)專(zhuān)業(yè)的2014級(jí)張培陽(yáng)同學(xué)表示:“ 學(xué)校的網(wǎng)上預(yù)報(bào)到系統(tǒng)不僅讓我更便捷地了解學(xué)校和同學(xué)，報(bào)到時(shí)心里有底兒，省去了很多跑腿兒的工作。但最讓我覺(jué)得有意義的就是可以提前認(rèn)識(shí)班里同學(xué)，能更知根知底，能知道大家都來(lái)自哪兒，然后還有大家的聯(lián)系方式，盡早認(rèn)識(shí)自己的同學(xué)和舍友，感覺(jué)很不錯(cuò)！”。

　　通過(guò)對(duì)信息的完善，就可以在系統(tǒng)中進(jìn)入自己的網(wǎng)絡(luò)班級(jí)，看到即將同班的大學(xué)同學(xué)們，看看有多少男生、多少女生，都來(lái)自哪里。在系統(tǒng)中，新生輔導(dǎo)員們公布了聯(lián)系方式和班級(jí)網(wǎng)上交流群。一個(gè)個(gè)新生班級(jí)，就通過(guò)無(wú)形的互聯(lián)網(wǎng)建立起來(lái)，在入學(xué)前，同學(xué)之間有了溝通交流，輔導(dǎo)員們不僅在后臺(tái)辛苦的審核全體學(xué)生信息，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)新生們的“一對(duì)一”服務(wù)，為他們解答包括入學(xué)報(bào)到、學(xué)習(xí)成長(zhǎng)等方面的各類(lèi)問(wèn)題。

　　正式管理工作的網(wǎng)絡(luò)化前移，不僅方便了學(xué)生，也從根本上改變了迎新工作的內(nèi)涵，從一場(chǎng)無(wú)組織的“遭遇戰(zhàn)”，變成了一場(chǎng)可以組織起來(lái)的學(xué)生活動(dòng)。

 

“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”
 

　　消化吸收來(lái)自全國(guó)3600余名新生的信息，使之融入到學(xué)校的各類(lèi)管理體系之中，還能在較短的時(shí)間內(nèi)完成新生班級(jí)劃分、學(xué)號(hào)分配和宿舍安排等一系列安排，離不開(kāi)各個(gè)迎新單位、學(xué)院以及全體新生輔導(dǎo)員們的辛勤工作，也與今年“數(shù)字迎新”所帶來(lái)的理念轉(zhuǎn)變，密不可分。

　　往年迎新工作，從錄取開(kāi)始，招生辦公室、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處，后勤集團(tuán)、保衛(wèi)處、圖書(shū)館和學(xué)生處等多部門(mén)協(xié)同合作，分頭落實(shí)好學(xué)費(fèi)扣繳、學(xué)號(hào)班號(hào)編制、宿舍方案制定、戶(hù)籍等工作；學(xué)院在得到原始招生信息后，進(jìn)行分班、分學(xué)號(hào)和宿舍分配，同時(shí)做好迎新工作準(zhǔn)備。由此可見(jiàn)，信息在不同的單位之間切割、整合和傳遞，既降低了工作效率，又增加了信息錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

今年，“數(shù)字迎新”運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、信息化手段極大的優(yōu)化了工作流程，通過(guò)建設(shè)“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”數(shù)字化平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息從“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”。

　　“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)，以學(xué)生信息為核心、數(shù)據(jù)共享共建的基本理念，依托網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)新生信息采集過(guò)程前移，將繁瑣的事務(wù)性工作交由系統(tǒng)來(lái)完成，職能部門(mén)審核把關(guān)，各學(xué)院聯(lián)動(dòng)，確保迎新工作成效產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。經(jīng)過(guò)實(shí)際運(yùn)行，該系統(tǒng)顯示出極高的工作效能。

　　以學(xué)生分班為例，從8月15日下午2:30，在招辦提交考生信息后，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)預(yù)分班。當(dāng)晚9點(diǎn)，全體新生輔導(dǎo)員，不論身處何處，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)預(yù)分班情況進(jìn)行調(diào)整，經(jīng)相關(guān)部門(mén)確認(rèn)后，全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個(gè)新生班級(jí)順利誕生。以往需要半個(gè)多月的工作，依托數(shù)字迎新系統(tǒng)，僅用五天便完成，實(shí)現(xiàn)了工作效率的飛躍提升，順利保障了下一階段新生數(shù)據(jù)預(yù)采集工作的順利開(kāi)展。

 　

　　9月3日，迎新日現(xiàn)場(chǎng)，排隊(duì)長(zhǎng)龍和忙亂的人群已不復(fù)存在，取而代之的是目標(biāo)明確的“匆匆而過(guò)”，還有“老朋友”的相見(jiàn)恨晚，入學(xué)的喜悅褪去了往日疲憊的神色，更多歡聲笑語(yǔ)回蕩校園。也許，多年后的迎新工作，將與日常工作無(wú)異，僅僅是一次全校性的學(xué)生活動(dòng)而已。