9月的北京,，無論秋雨陣陣,，還是陽光明媚,，總有一場場密集的“戰(zhàn)役”在京城各個(gè)高校的校園中打響,，那就是來自全國的大學(xué)新生和家長們,，臉上的喜悅,，昭示著一段新生活的開始,。北理工的校園也不例外,，在良鄉(xiāng)校區(qū),，每年9月熙熙攘攘人群在幾天內(nèi)既帶來了數(shù)千生機(jī)勃勃的新鮮“血液”,，隨之而來的也有不可避免的校園運(yùn)行壓力，為學(xué)校管理工作帶來不小挑戰(zhàn),，甚至帶來不必要的社會(huì)負(fù)面影響,。

　　如何做好迎新工作，始終是學(xué)校管理部門著力研究和解決的一項(xiàng)重點(diǎn)問題,。自去年開始,，學(xué)校大力實(shí)施校園信息化建設(shè)，在這個(gè)大背景下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化,、信息化手段,，創(chuàng)新迎新工作模式，就提上了學(xué)校工作的議事日程,，悄然間一場迎新“數(shù)字協(xié)奏曲”拉開了帷幕,，2014年的迎新，也由此“舒緩”了下來,。

 

 

 

　　無論是按照傳統(tǒng)模式開展,，還是開展全新的“數(shù)字迎新”,，都離不開對(duì)迎新工作本質(zhì)的剖析。學(xué)校在2014年上半年,，成立了“數(shù)字迎新”領(lǐng)導(dǎo)小組,，將涉及迎新工作相關(guān)部門力量整合起來，經(jīng)過多次對(duì)工作的研討和調(diào)研,，從從千頭萬緒的工作中,，凝練出重點(diǎn)，抓住了關(guān)鍵,。通俗說來,，就是吃好“飯”，要讓北理工的迎新工作有個(gè)好“胃口”,。

　　迎新工作需要在每年9月的一兩天內(nèi),，迎來兩個(gè)流量的沖擊，一個(gè)是龐大的人流,，另一個(gè)則是密集的信息流,，既要讓人流有序流動(dòng)，也要快速消化信息,，使之融學(xué)校各類管理系統(tǒng),。就如同一個(gè)人，在短時(shí)間內(nèi),，不僅要吞下大量食物,，還要有效消化吸收。

北理工新生入校規(guī)模近年來一直保持在3600人左右,，這背后更有3600多個(gè)家庭,，入學(xué)報(bào)到全家出動(dòng)已經(jīng)成為常態(tài)，送孩子報(bào)到也成為了父母的一種心愿,。因此,，報(bào)到當(dāng)日出入學(xué)校的人流達(dá)到上萬人次,，并不稀奇，自駕車到校的情況更是不斷增長,，為校園管理帶來了莫大的壓力,。面對(duì)龐大的人流，必須做到有序流動(dòng),，這是迎新工作順利開展的前提和保障。

　　人的流量可見,，更加龐大的信息流隱藏其后,。信息化時(shí)代，新生入校其實(shí)也是信息入校的過程,，如何快速準(zhǔn)確的豐富考生信息,，才是將“考生”變?yōu)?ldquo;學(xué)生”的關(guān)鍵，也是構(gòu)建有效管理的基礎(chǔ),。“學(xué)校各個(gè)部門要想構(gòu)建起對(duì)一名新生的有效信息管理,，在數(shù)據(jù)采集方面至少要達(dá)到108項(xiàng)以上，雖然其中包括部分招辦提供的考生信息,，但是學(xué)校自己需要采集的信息項(xiàng)目也要達(dá)到80項(xiàng)以上,。”網(wǎng)絡(luò)中心屈少杰老師為記者做了詳細(xì)分析。學(xué)生的校園生活從“衣食住行”到學(xué)習(xí)考試,，都離不開管理信息體系的支撐,。快速“進(jìn)食”,，也要快速“消化”,。

　　因此，數(shù)字迎新領(lǐng)導(dǎo)小組敏銳的抓住這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),，明確了數(shù)字化手段的著力點(diǎn),，最大限度的幫助迎新工作拓展了空間和拉長了時(shí)間，讓人員流動(dòng)更加有序,，讓信息獲取更加快捷,，迎新工作終于“舒緩”了下來。

 

 

 

　　通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)迎新階段人流的有序流動(dòng),，其中關(guān)鍵就是最大限度的幫助新生和家長對(duì)報(bào)到流程做到心中有數(shù)。以往只能靠現(xiàn)場各類說明,、指南,，還有志愿者嘶啞的聲音來實(shí)現(xiàn)，在嘈雜紛亂的環(huán)境下,，效果有限,。

　　為了充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化和信息化的技術(shù)優(yōu)勢,，北理工2014年數(shù)字迎新工作，首先啟動(dòng)了學(xué)校迎新網(wǎng)i.bit.edu.cn的建設(shè)工作,，為各類入學(xué)報(bào)到信息的發(fā)布搭建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),，新生通過錄取通知書可以第一時(shí)間登錄網(wǎng)站，獲取入學(xué)信息,。網(wǎng)站貼近新生視角,，貼近入學(xué)報(bào)到和校園生活的實(shí)際，運(yùn)用視頻等多媒體手段直觀的展示了良鄉(xiāng)校區(qū)的方方面面,，可以幫助新生“決勝千里之外”,。迎新網(wǎng)還向新生介紹了大學(xué)成長的基本知識(shí)和校史校情，幫助他們預(yù)熱即將開始的北理生活,。

     另一方面,，配合迎新網(wǎng)建設(shè)的“i北理”微信公共賬號(hào)，也是學(xué)校第一次嘗試使用新媒體來提升工作成效,。“i北理”微信號(hào)的投入使用后,，在迎新前夕用戶關(guān)注量就近2000，成為了報(bào)到動(dòng)態(tài)推送的有效助手,。同時(shí),，“i北理”還從新媒體特點(diǎn)出發(fā)，主動(dòng)編輯撰寫發(fā)布網(wǎng)文數(shù)十篇,，輕松活潑的口氣,，貼近學(xué)生實(shí)際的角度，得到了新生群體的良好評(píng)價(jià),。

　　正是網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的有效構(gòu)建,，不僅幫助新生掌握了校園基本情況和迎新當(dāng)日的管理要求，更為重要的是首次實(shí)現(xiàn)了包括宿舍分配等關(guān)鍵信息的提前動(dòng)態(tài)發(fā)布,，最大限度的幫助新生和家長做好報(bào)到規(guī)劃,。

校園中少了許多帶著行李疲憊的身影，多了不少“心中有數(shù)”自信的面孔,，不少志愿者“門前冷落”,。

 

 

 

　　如果僅僅是通過網(wǎng)絡(luò)化手段幫助新生隊(duì)報(bào)到流程和校園情況做到心中有數(shù),，那“數(shù)字迎新”也只是做了表面文章。北理工2014年“數(shù)字迎新”的最大魅力是在3600余名新生未入校前,，就有效建立起一個(gè)個(gè)“網(wǎng)上班級(jí)”,，同學(xué)之間，輔導(dǎo)員之間,，雖素未謀面,，但已相熟于網(wǎng)絡(luò),，真正做到了“新生未報(bào)到，組織已建立”,。

　　網(wǎng)絡(luò)班級(jí)的建立有賴于新生信息的高效搜集,，“數(shù)字迎新”建設(shè)了“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)，最大限度滿足校內(nèi)各單位的數(shù)據(jù)需求,，并隨錄取通知書發(fā)放了登錄要求和填寫說明,，每個(gè)新生都可以通過網(wǎng)絡(luò)，在報(bào)到前與家人一起錄入個(gè)人信息,。網(wǎng)上預(yù)報(bào)到系統(tǒng)還能預(yù)征集學(xué)生證件照,，僅此一項(xiàng)，就消除了往年證件照采集的排隊(duì)長龍,，免去了收費(fèi)環(huán)節(jié)，真正做到了以人為本,。

　　在該系統(tǒng)中,，信息的安全“雙向”流動(dòng)，更是改變了迎新整體工作整體模式,，每位學(xué)生都具有唯一登錄權(quán)限,，一些不方便公開的學(xué)生個(gè)人信息，就可以安全方便的在該系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布,，例如學(xué)生宿舍分配情況,、學(xué)費(fèi)繳納情況、上網(wǎng)賬號(hào)等,。

　　不過,，系統(tǒng)中最廣受歡迎的還是“我的同學(xué)，我的班”這個(gè)實(shí)用而有趣的功能,。來自電子信息類專業(yè)的2014級(jí)張培陽同學(xué)表示:“ 學(xué)校的網(wǎng)上預(yù)報(bào)到系統(tǒng)不僅讓我更便捷地了解學(xué)校和同學(xué),，報(bào)到時(shí)心里有底兒，省去了很多跑腿兒的工作,。但最讓我覺得有意義的就是可以提前認(rèn)識(shí)班里同學(xué),，能更知根知底，能知道大家都來自哪兒,，然后還有大家的聯(lián)系方式,，盡早認(rèn)識(shí)自己的同學(xué)和舍友，感覺很不錯(cuò),！”,。

　　通過對(duì)信息的完善，就可以在系統(tǒng)中進(jìn)入自己的網(wǎng)絡(luò)班級(jí),，看到即將同班的大學(xué)同學(xué)們,，看看有多少男生,、多少女生，都來自哪里,。在系統(tǒng)中,，新生輔導(dǎo)員們公布了聯(lián)系方式和班級(jí)網(wǎng)上交流群。一個(gè)個(gè)新生班級(jí),，就通過無形的互聯(lián)網(wǎng)建立起來,，在入學(xué)前，同學(xué)之間有了溝通交流,，輔導(dǎo)員們不僅在后臺(tái)辛苦的審核全體學(xué)生信息,，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)新生們的“一對(duì)一”服務(wù)，為他們解答包括入學(xué)報(bào)到,、學(xué)習(xí)成長等方面的各類問題,。

　　正式管理工作的網(wǎng)絡(luò)化前移，不僅方便了學(xué)生,，也從根本上改變了迎新工作的內(nèi)涵,，從一場無組織的“遭遇戰(zhàn)”，變成了一場可以組織起來的學(xué)生活動(dòng),。

 

“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”
 

　　消化吸收來自全國3600余名新生的信息,，使之融入到學(xué)校的各類管理體系之中，還能在較短的時(shí)間內(nèi)完成新生班級(jí)劃分,、學(xué)號(hào)分配和宿舍安排等一系列安排,，離不開各個(gè)迎新單位、學(xué)院以及全體新生輔導(dǎo)員們的辛勤工作,，也與今年“數(shù)字迎新”所帶來的理念轉(zhuǎn)變,，密不可分。

　　往年迎新工作,，從錄取開始,，招生辦公室、財(cái)務(wù)處,、教務(wù)處,，后勤集團(tuán)、保衛(wèi)處,、圖書館和學(xué)生處等多部門協(xié)同合作,，分頭落實(shí)好學(xué)費(fèi)扣繳、學(xué)號(hào)班號(hào)編制,、宿舍方案制定,、戶籍等工作；學(xué)院在得到原始招生信息后,，進(jìn)行分班,、分學(xué)號(hào)和宿舍分配,，同時(shí)做好迎新工作準(zhǔn)備。由此可見,，信息在不同的單位之間切割,、整合和傳遞，既降低了工作效率,，又增加了信息錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn),。

今年，“數(shù)字迎新”運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化,、信息化手段極大的優(yōu)化了工作流程,，通過建設(shè)“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”數(shù)字化平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)信息從“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”。

　　“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng),，以學(xué)生信息為核心,、數(shù)據(jù)共享共建的基本理念，依托網(wǎng)絡(luò),，實(shí)現(xiàn)新生信息采集過程前移,，將繁瑣的事務(wù)性工作交由系統(tǒng)來完成，職能部門審核把關(guān),，各學(xué)院聯(lián)動(dòng)，確保迎新工作成效產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,。經(jīng)過實(shí)際運(yùn)行,，該系統(tǒng)顯示出極高的工作效能。

　　以學(xué)生分班為例,，從8月15日下午2:30,，在招辦提交考生信息后，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)預(yù)分班,。當(dāng)晚9點(diǎn),，全體新生輔導(dǎo)員，不論身處何處,，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)預(yù)分班情況進(jìn)行調(diào)整,，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后，全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個(gè)新生班級(jí)順利誕生,。以往需要半個(gè)多月的工作,，依托數(shù)字迎新系統(tǒng)，僅用五天便完成,，實(shí)現(xiàn)了工作效率的飛躍提升,，順利保障了下一階段新生數(shù)據(jù)預(yù)采集工作的順利開展。

 　

　　9月3日,，迎新日現(xiàn)場,，排隊(duì)長龍和忙亂的人群已不復(fù)存在,，取而代之的是目標(biāo)明確的“匆匆而過”，還有“老朋友”的相見恨晚,，入學(xué)的喜悅褪去了往日疲憊的神色,，更多歡聲笑語回蕩校園。也許,，多年后的迎新工作,，將與日常工作無異，僅僅是一次全校性的學(xué)生活動(dòng)而已,。