【中國教育網(wǎng)絡微信公眾平臺】北理工：數(shù)字迎新的前世今生
發(fā)布日期：2017-02-08 供稿：中國教育網(wǎng)絡微信公眾平臺 編輯：楊晶 審核：王征 閱讀次數(shù)：
原文標題：北理工：數(shù)字迎新的前世今生
2008年到2016年，從北京理工大學“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的改進中,，我們可以看見全國大部分高校在此方面的縮影,。
2008年,，北京理工大學開始了數(shù)字校園工程的建設,，整個項目中除了一堆存儲服務器之類的硬件以外,，還有幾個軟件系統(tǒng),，“數(shù)字迎新”就是其中一個,。
大概是在2009年,，數(shù)字迎新系統(tǒng)“上線”了,。那時的“數(shù)字迎新”就是在迎新現(xiàn)場擺個桌子，放臺電腦,，要求學生報到的時候一定要到這個桌子簽到,，系統(tǒng)就會記錄下學生已經(jīng)來了。但因為沒什么實際用處,，很多學生不會來,，所以系統(tǒng)里面的數(shù)字是多少，也根本不會有人關(guān)心,。
后面的幾年,，按照這樣的思路，我們重做了兩遍系統(tǒng),，簽到的桌子從一張變成了很多張,，也要求學院一定要在系統(tǒng)中確認學生是否已經(jīng)報到。但由于迎新現(xiàn)場的“工作人員”多是大二的學生,，再加上每一年迎新現(xiàn)場的網(wǎng)絡都會有這樣或者那樣的問題,，數(shù)字迎新系統(tǒng)里的數(shù)字，從來就沒有準確過,。學校各單位的管理人員也并不依賴這一系統(tǒng)做準確的統(tǒng)計工作,。
可以說，在那些年,，“數(shù)字迎新”就是一個死系統(tǒng),，每年九月“復活”，然后又乖乖回去“休眠”了,。
涅槃
在2014年,，學校成立了信息化建設工作小組，由學校辦公室牽頭加快信息化建設,。而這一年的工作重點之一,，就是要把“數(shù)字迎新”的工作做好。在當時,，已經(jīng)有很多高校發(fā)現(xiàn)了那種現(xiàn)場“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的問題,，并且進行了改進，在經(jīng)過對北京兄弟高校的一番調(diào)研后，工作小組確立“網(wǎng)上預報到”為主的新的“數(shù)字迎新”模式,，并開始準備新的迎新網(wǎng)站和“網(wǎng)上預報到”系統(tǒng),。
新的“數(shù)字迎新”的核心思想，就是把迎新工作從新生報到的當天,，提前到暑假期間。通過迎新網(wǎng),，發(fā)布那些新生最關(guān)心,、最需要了解的事情，同時將大學生活的方方面面介紹給新生,，讓新生對大學生活有一個大概的了解,。“網(wǎng)上預報到”系統(tǒng)則大概包含了三個方面的功能,，一是學生個人相關(guān)信息的發(fā)布,，譬如學號、班級,、住宿,、同班同學的信息，輔導員和班主任的信息等等,；二是學生全面信息的采集,；三是整合一些重要系統(tǒng)譬如網(wǎng)上繳費等。
表面上看,，這些都是很簡單的事情,，但其實正是因為新的“數(shù)字迎新”工作的開展，才促進了學校在迎新期間的管理工作方式的變革,，有這么幾個方面,。
信息處理更快捷
在2014年之前，迎新前最令人頭疼的不是系統(tǒng)好壞,，而是拿不到系統(tǒng)運轉(zhuǎn)所需要的數(shù)據(jù),。
排學號，曾經(jīng)是一件非常消耗時間的事情：招辦把信息給到教務處,，教務處把數(shù)據(jù)分給學院,，學院分給輔導員，輔導員排好以后再一層層上傳,；然后,，還要仔細審核一遍，說不定哪個輔導員把數(shù)據(jù)弄錯了,；最后,，教務處再仔細地把數(shù)據(jù)導入教務系統(tǒng)。等這些工作都做完了，距離新生到校報到估計也就兩三天了,。
數(shù)字迎新工作最先探討的問題之一就是如何能夠盡早向新生開放“網(wǎng)上預報到”系統(tǒng),，而要做到這一點，一方面需要招辦加班加點盡早把所有新生數(shù)據(jù)梳理完畢,，另外一方面也要改進數(shù)據(jù)處理流程,，減少管理方式不合理導致的無謂消耗時間。為了實現(xiàn)這一點,，由網(wǎng)絡信息技術(shù)中心專人負責對招辦提供的數(shù)據(jù)進行處理,，再利用數(shù)字迎新系統(tǒng)中專門設計的數(shù)據(jù)預處理流程，一步步快速推進,。從招辦提供數(shù)據(jù),，到預分班信息給到輔導員，再到最后生成學號,，整個過程基本控制在三天以內(nèi),。有了學號，就有了后續(xù)所有工作的基礎,。
信息采集更加完整
在2014年前,，新生入學后，教務和學工等部門都要組織學生進行信息采集的,，采集到的信息會在日常工作中使用,。但那些信息多數(shù)都以紙質(zhì)版本呈現(xiàn)，輔導員們?nèi)绻貌坏?，也還要重新去采集,。通過數(shù)字迎新的“網(wǎng)上預報到”環(huán)節(jié)，學生直接一次性把所有需要采集的信息全部填報給學校,，各學院的輔導員對信息的質(zhì)量進行把控,，同時各個需要使用數(shù)據(jù)的部門，都可以直接從系統(tǒng)中查詢,、下載相關(guān)的數(shù)據(jù),。
同時，工作小組也規(guī)定了各個業(yè)務部門在新生入學后不得隨意再次進行數(shù)據(jù)采集,，從而減少了對學生的無謂干擾,。
信息發(fā)布更加及時
在過去，新生只有在到達學校以后,，才能知道自己住在哪個宿舍,，因此所有新生到校后需要提著行李到廣場的各專業(yè)迎新點領(lǐng)取材料，查詢自己的住宿位置,，于是迎新的廣場人滿為患,。這就是典型信息不對稱而造成的問題。
學校通過迎新網(wǎng)和微信公眾號，提前發(fā)布了住宿信息,，每個學生都可以查詢到,，于是就可以讓新生到校后直接去宿舍辦理入住，把行李放下基本安頓好再到廣場的迎新點報到領(lǐng)取材料,。
一個小小的順序轉(zhuǎn)換,，既讓學校給學生的服務更加人性化，又緩解了迎新廣場擁擠的人流,，一舉兩得,。
一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵,。經(jīng)過一次實際迎新工作的檢驗，這是一個通過精心設計和準備可以解決的技術(shù)性問題,。
改進
2014年所確立的“數(shù)字迎新”的管理模式,，一直沿用至今，各個部門之間的配合也更加順暢,。而“數(shù)字迎新”系統(tǒng)和迎新工作,，也在不斷地改進中。
1.電子身份的發(fā)放
從2016年開始,，學生“網(wǎng)上預報到”的過程做了一個小小的調(diào)整,，就是在“網(wǎng)上預報到”前首先注冊自己的“統(tǒng)一身份認證”賬號。
這項工作,，是配合信息辦建設“注冊中心”的工作而進行的,。注冊中心的核心工作，就是要管理好人員的電子身份,，而電子身份的安全發(fā)放就是其中最基本的工作之一,。
過去學校的信息系統(tǒng)都習慣于發(fā)設置默認密碼，簡單點的123456,，復雜點的用生日或身份證號,。但在個人信息泄露時有發(fā)生的今天，用這些方式發(fā)放電子身份是非常不負責的做法,。但學生的電子身份發(fā)放又和互聯(lián)網(wǎng)上注冊一個賬號不完全相同,，每一個電子身份必須能夠和學校學籍信息一一對應，因此就有了“統(tǒng)一身份認證”的注冊過程,。
通過將這個環(huán)節(jié)前置,，同時也解決了另一個問題，就是“數(shù)字迎新”系統(tǒng)作為學校的一個信息系統(tǒng),，它也是應該用“統(tǒng)一身份認證”登錄的,。
2.校園卡統(tǒng)一發(fā)放
校園卡統(tǒng)一發(fā)放，是學校成立“學生事務中心”以來對迎新現(xiàn)場環(huán)節(jié)管理改進的一次嘗試，比起校園卡由各學院分別發(fā)放而言,，統(tǒng)一發(fā)放有不少好處：
省去學院裝袋區(qū)分的麻煩：沒有了校園卡,，在一個專業(yè)每個學生領(lǐng)到的材料是完全一樣的，減少了材料裝袋的內(nèi)容,，也省去了發(fā)放環(huán)節(jié)需要區(qū)分的麻煩,；
準確統(tǒng)計到校人數(shù)：過去迎新現(xiàn)場無法準確統(tǒng)計報到人數(shù)和未報到人數(shù)的問題可以得到解決，一方面訓練有素的工作人員肯定能熟練使用系統(tǒng),，另一方面,，最后數(shù)數(shù)剩了幾張卡也能瞬間知道還差幾個人；減少對電腦和網(wǎng)絡的依賴：校園卡發(fā)放的環(huán)節(jié)將成為現(xiàn)場報到的確認環(huán)節(jié),，各個學院不再需要通過線上方式進行確認,，這樣也就解決了現(xiàn)場幾十臺電腦和它們的連網(wǎng)問題。
信息化的管理,，講究的是簡單順暢,，并非電腦越多就越先進。一卡通統(tǒng)一發(fā)放,，最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵,。經(jīng)過一次實際迎新工作的檢驗，這是一個通過精心設計和準備可以解決的技術(shù)性問題,。
3.微信客服和官方QQ群
送孩子來北京上學,，對于任何一個家庭來說都是一件大事兒。要做好各個方面的準備,，特別是關(guān)于檔案,、戶口遷移、助學貸款等等各個方面,，每個新生家庭可能都或多或少面臨著一些疑問,。雖然迎新網(wǎng)已經(jīng)對絕大多數(shù)問題進行了解答，但也攔不住新生和家長們打爆每一個能找到的學校辦公電話,。
2016年開始,，學校宣傳部利用“i北理”微信訂閱號的客服功能和官方新生QQ群，志愿者可以在家或者任何能夠上網(wǎng)的地方,，安排值班對新生提供咨詢服務,。志愿者有管理團隊，對問題進行匯總分享,，并對志愿者提供信息支持與指導,，提升回答成效，對于不能回答的問題,，通過指導老師及時與迎新領(lǐng)導小組或相關(guān)部門,、學院形成直接溝通,，將最準確的回復及時轉(zhuǎn)發(fā)給咨詢者，解決他們的問題,。
這支百人志愿者團隊,，以移動互聯(lián)網(wǎng)為信息樞紐，不僅及時解決了新生的問題,，也及時將學校工作中的不足反映給各個部門,，以便及時改進。
“數(shù)字迎新”工作切實地提高了管理效率和管理水平,，這一個過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設核心并非單單系統(tǒng)本身,，而是如何全校一盤棋，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量,、重塑管理流程,。
（作者單位為北京理工大學）
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