檔案館簡介
發(fā)布日期：2005-12-07 閱讀次數(shù)：
〖第 679期 檔案館建館十周年?？?/SPAN>〗
我校1960年正式建立文書檔案室，實行黨政檔案統(tǒng)一管理,。1964年籌建技術(shù)檔案工作,，文革期間檔案工作中斷,，1983年恢復(fù)文書檔案并成立了技術(shù)檔案室，1987年文書檔案室與技術(shù)檔案室合并,，成立綜合檔案室,，隸屬于校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。與此同時,，人事檔案室成立,，隸屬于人事處；學(xué)生檔案室,，隸屬招生畢業(yè)生分配處,。1995年2月25日，成立檔案館,，屬校直屬單位,，由常務(wù)副校長主管。
目前,，檔案館共有專職檔案人員11人,，學(xué)歷都在大專以上，高級職稱4人?，F(xiàn)已建立健全了主管校長——檔案館──各學(xué)院,、部處職能部門專（兼）職檔案人員三級檔案工作網(wǎng)絡(luò)，兼職檔案人員近百人,。
檔案館現(xiàn)有館舍面積800余平方米,。館藏13種檔案門類，包括黨群,、行政,、教學(xué)、科研,、產(chǎn)品,、基建、會計,、聲像,、出版物、人物,、設(shè)備,、外事、實物檔案等,。平均每年進館檔案約5000余卷,，提供利用3000余人次。截止2004年底，館藏63576卷,，照片檔案6320張,，底圖1256張，案卷排架總長度1088.14米,。
學(xué)校已建立檔案分室兩個,。
檔案館曾先后被評為兵器部文書檔案工作先進單位；機電部貫徹“檔案法”先進單位,；北京市高等學(xué)校檔案工作先進單位,；學(xué)校綜合治理先進單位；1998年通過兵總檔案專家組驗收,，1999年率先獲得國家檔案館授予的“國家二級檔案館”,；2003年在國防科工委對我校“211工程”“九五”建設(shè)項目驗收檢查工作中,，我校檔案工作受到了國防科工委領(lǐng)導(dǎo)的好評,。2004年我校檔案館當選為北京市普通高等學(xué)校檔案研究會副理事長兼秘書長單位。
財會檔案
財會檔案是學(xué)校財務(wù)處及二級核算單位在財務(wù)管理和會計核算等各項經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的具有保存價值的會計憑證,、會計賬簿,、會計報表等材料，是記錄和反映我校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料,，是進行會計監(jiān)督,、分析、決策和制定計劃不可缺少的依據(jù)和條件,，也是經(jīng)濟研究不可缺少的資料,，是學(xué)校檔案的重要組成部分。
校檔案館對學(xué)校財會檔案工作進行歸口管理,，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo),，并進行監(jiān)督和檢查。
校檔案館現(xiàn)存由財務(wù)處計劃科,、結(jié)算部,、基建科歸檔的財會檔案主要包括：會計報表、會計賬簿,、會計憑證,、工資清冊、借款卡片等材料,。
查閱財會檔案需開具證明,，提出理由 ，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字,，財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱,。
實物檔案
實物檔案是指學(xué)校在重大活動和對外交流等活動中所形成的具有保存價值的實物,。目前我校檔案館收集范圍主要包括：獎狀、證書,、錦旗、簽到簿,、題詞,、印章等。
為豐富館藏,，為學(xué)校保留下反映學(xué)校各個時期,、各項工作的珍貴實物，檔案館歡迎各部門積極向館移交具有保存價值的實物,。
黨群檔案
黨群檔案是學(xué)校在黨群管理活動中形成的具有保存價值的文字,、圖表和聲像載體材料，必須由校檔案館統(tǒng)一集中管理,，確保完整,、系統(tǒng)、準確和安全,，便于開發(fā)利用,。
歸檔的黨群文件材料必須是辦理完畢的，反映學(xué)校黨群部門職能活動全過程的,，對學(xué)校和社會具有參考作用和憑證作用及研究價值的檔案,。
歸檔的重點：以我校形成文件材料為主。特別是全局性,、綜合性的文件材料,，如：黨委常委會議記錄、紀要,、簡報,、領(lǐng)導(dǎo)同志講話、干部任免,、工作計劃,、總結(jié)、統(tǒng)計報表和規(guī)章制度等重要活動,，以及上級機關(guān)對我校工作的指示,、批復(fù)。
基建檔案
基建檔案是學(xué)校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動中直接形成的,，具有保存價值的文字,、圖表和聲像載體材料等?；ü芾砗晚椖拷ㄔO(shè)中形成的文件材料必須對學(xué)校和社會當前及長遠具有參考和憑證作用,，反映基建管理和項目建設(shè)的全過程,。必須由校檔案館統(tǒng)一集中管理、確保完整,、準確和安全,，便于開發(fā)利用。
歸檔的主要內(nèi)容包括：綜合管理,、可行性研究,、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件,，工程管理文件,，施工文件、竣工文件,、生產(chǎn)技術(shù)準備,、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算,、決算,、器材管理等八個方面。歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體,，形成的文件材料,，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。
教學(xué)檔案
教學(xué)檔案主要負責管理學(xué)校在進行教學(xué)管理,、學(xué)籍管理,、教學(xué)研究等教學(xué)活動中形成的檔案。是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一,，它是學(xué)校檔案的重要組成部分,。特別是教學(xué)檔案涉及到學(xué)生在校學(xué)習(xí)的一些情況，是學(xué)生成長過程中的主要憑證之一,。
我校教學(xué)類檔案主要包括：上級下達的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料和學(xué)校教學(xué)改革,、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格,、教學(xué)規(guī)章制度等方面的指示,、規(guī)定、辦法,；本校招生計劃,、生源計劃、新生錄取材料及名單,；本,、專科畢業(yè)生,，碩士,、博士及成人教育畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績記載表,；學(xué)生的學(xué)籍變更材料（升級、留級,、休學(xué),、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué),、退學(xué)）,；學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生,、先進班級），以及學(xué)生處分材料,；碩士,、博士研究生學(xué)位審批材料和學(xué)位論文、授予學(xué)位人員名單等,；各專業(yè)教學(xué)計劃,、教學(xué)大綱；各院,、科,、專業(yè)課程試題庫；各院各專業(yè)自編的具有保存價值的教材以及其它具有保存價值的教學(xué)文件和材料等,。
外事檔案
外事檔案是指學(xué)校與外國團體或個人在學(xué)術(shù)研究,、科研合作、人才交流,、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字,、圖表及聲像載體材料。
需要歸檔的文件材料必須對學(xué)校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用,；必須反映外事管理,、外事活動的全過程，保證其完整,、系統(tǒng),；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系,，體現(xiàn)涉外工作職能和特點,。其內(nèi)容包括：綜合管理出國（境）、來校任教,、講學(xué),、進修、訪問,、考察,、參加國際會議,、國際合作、留學(xué)生工作等方面,。歸檔的重點主要放在重大涉外和國際合作項目,，留學(xué)生工作活動中形成的不同載體的文件材料。
我校外事檔案的歸檔部門主要由：校辦,、國際交流合作處,、人事處、留學(xué)生中心,。外事管理部門將立好的案卷整理好,，在次年的六月底前向?qū)W校檔案館移交。
行政檔案
行政檔案是在學(xué)校行政管理活動中形成的具有保存價值的文字,、圖表,、聲像等不同載體的材料。需要歸檔的文件材料必須是辦理完畢的反映學(xué)校行政部門的職能活動全過程的,、對學(xué)校和社會具有參考和憑證作用的文件,。它主要包括：行政綜合、人事,、監(jiān)察,、審計、武裝,、保衛(wèi),、總務(wù)、檔案,、圖書,、文博。
歸檔范圍：（1）上級機關(guān)下發(fā)到學(xué)校的有關(guān)決定,、決議等文件材料,；（2）學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料,；（3）本校的請示,、報告及上級機關(guān)的批復(fù)；（4）學(xué)校下發(fā)到各個部門的規(guī)章制度,、管理辦法,；（5）各院、處工作計劃,、總結(jié),、報告、請示,、批復(fù),、會議記錄,、統(tǒng)計報表及簡報；（6）學(xué)校處級干部任免的文件材料以及職工獎勵,、處分的文件材料,；（7）本校職工勞動工資變動、福利等方面的文件材料,；（8）本校的歷史沿革,、大事記等。
科研檔案
凡在科學(xué)研究管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字,、圖表及聲像載體材料,，均屬科研檔案。
科研工作和建檔工作堅持“四同步”管理：即下達計劃任務(wù)與提出歸檔要求同步,；檢查計劃進度與檢查科研材料形成情況同步,；驗收、鑒定科技成果與驗收,、鑒定科研檔案材料同步,；上報登記,、評審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的同步,。
歸檔范圍：凡是通過驗收的、鑒定的各類科研課題均應(yīng)在驗收,、鑒定2個月后歸檔,，歸檔材料按科研課題自然形成規(guī)律的順序進行整理（包括科研準備、研究實驗,、總結(jié)鑒定,、申報獎勵、推廣應(yīng)用等階段）,，由科研干事,、課題負責人整理，立卷后移交校檔案館,。否則,，申請報獎時檔案不予蓋章，科研管理部門不得申報成果,?？蒲泄芾硇圆牧嫌煽萍继庁撠熢谝?guī)定的時限內(nèi)統(tǒng)一歸檔。
產(chǎn)品檔案
產(chǎn)品檔案（產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案）：凡學(xué)校設(shè)計,、試制,、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的,，有保存價值的文字,、圖表,、聲像等載體材料均屬產(chǎn)品檔案，必須由校檔案館集中統(tǒng)一管理,。產(chǎn)品檔案工作必須與生產(chǎn)單位的計劃管理,、質(zhì)量管理和崗位責任制工作緊密配合。在布置,、檢查,、驗收、總結(jié)產(chǎn)品工作時,，同時布置,、檢查、驗收,、總結(jié)產(chǎn)品檔案工作,。
歸檔范圍：凡對學(xué)校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的本校產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)活動過程中形成的文件材料均屬產(chǎn)品檔案的歸檔范圍。所歸文件材料,，必須反映產(chǎn)品生產(chǎn)管理,、經(jīng)營、銷售管理和產(chǎn)品生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)的全過程,，保證完整,、準確、系統(tǒng),，必須遵循自然形成規(guī)律,。保持其有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性,。
歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理,、經(jīng)營、銷售項目的計劃準備,、設(shè)計,、試制與鑒定、規(guī)模生產(chǎn)六個方面,。重點是各經(jīng)濟實體的申辦報告,、審批材料、業(yè)務(wù)往來合同,、經(jīng)濟財務(wù)和產(chǎn)品設(shè)計,，試制、生產(chǎn),、營銷各個階段形成的不同載體,、形式的文件材料。特別是全套設(shè)計、工藝圖紙,、關(guān)鍵性材料,。研制生產(chǎn)部門必須有專（兼）職檔案員集中管理我校的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料，負責文件材料的收集,、積累和整理工作,。研制項目完成后2個月，由研制生產(chǎn)部門負責,、科技處資料室協(xié)助將全部資料移交校檔案館存檔,。
人物檔案
人物檔案是指我校建校以來學(xué)術(shù)造詣較深，在某一學(xué)科領(lǐng)域貢獻突出,，在國內(nèi)外教育界,、科技界有一定影響的知名人物以及我校的歷屆校黨政領(lǐng)導(dǎo)的全宗檔案。這些知名人物在長期的實踐活動中直接形成的具有重要保存價值的各種載體的歷史記錄,，在一定程度上反映了我校的發(fā)展歷史,，以及我校各學(xué)科領(lǐng)域的發(fā)展歷史。體現(xiàn)了我校教育,、學(xué)術(shù)思想及教學(xué),、科研管理水平，是我校重要的精神財富和歷史財富,。
人物檔案的主要內(nèi)容包括：知名人物的生平傳記,、創(chuàng)作、重要手跡,、各種獲獎,、任命書,、聘書,、重要社會活動材料、音像材料,、各種評價及紀念材料,、珍貴的實物用品、禮品以及對已故全宗檔案構(gòu)成者的訃告,、唁函,、唁電等等。
人物檔案的利用：人物檔案原則上不外借,，如特殊需要,，檔案館可提供復(fù)印件。向檔案館移交,、捐贈,、寄存檔案的單位和個人對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館維護他們的合法權(quán)益,。
儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備類檔案是學(xué)校的重要技術(shù)儲備,，是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分。我校根據(jù)國家檔案法和校情規(guī)定：凡屬學(xué)校固定資產(chǎn)的,、價值在二十萬以上的儀器設(shè)備,，在其購置、驗收,、調(diào)試運行,、管理、維修,、改造,、報廢等全部活動過程中直接形成的具有保存、利用價值的文字,、圖表,、聲像載體材料、以及隨機材料,，均屬設(shè)備檔案,。各儀器設(shè)備管理和使用部門要收集、整理好從申購至使用過程中直接形成的這些重要材料,，按時向設(shè)備檔案管理部門移交歸檔,，任何單位和個人均不能據(jù)為己有。
設(shè)備檔案主要內(nèi)容包括：1.綜合管理2.儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料3.開箱驗收4.安裝調(diào)試5.運行維修6.隨機資料等六個方面,，重點是儀器設(shè)備項目的申購報告,，論證報告，上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù),、批示,，購置合同，設(shè)備進口免稅證明,，開箱記錄和裝箱單,，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字文件，驗收報告,，索賠來往函件,，設(shè)備全套隨機材料，設(shè)備履歷表等,。
出版社檔案
出版物類檔案是國家科技文化和學(xué)校教學(xué),、科研發(fā)展的歷史記錄，也是學(xué)校檔案的重要組成部分,。凡學(xué)校在編輯出版報紙,、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字,、圖表及聲像等載體材料,，均屬出版物類檔案。
我校出版物類檔案主要包括綜合管理文件,、出版物的樣書,、原稿、審稿材料等,。我校出版社的出版物類檔案由出版社檔案分室進行二級管理,。
聲像檔案
聲像檔案是學(xué)校各種活動形成，以專門載體記錄有保存價值各種音響,、畫面,。聲像檔案包括照片、錄音帶,、幻燈片,、磁盤、影視膠片,、縮微膠片,、光盤和配套的文字材料。上述材料是要按照一定原則和方法,，經(jīng)過加工整理才能形成聲像檔案,。聲像檔案形象活潑，有很高利用價值,，是很好宣傳教育材料,。
