檔案館簡介
發(fā)布日期：2005-12-07 閱讀次數(shù)：
〖第 679期 檔案館建館十周年?？?/SPAN>〗
我校1960年正式建立文書檔案室,，實(shí)行黨政檔案統(tǒng)一管理。1964年籌建技術(shù)檔案工作，文革期間檔案工作中斷,，1983年恢復(fù)文書檔案并成立了技術(shù)檔案室，1987年文書檔案室與技術(shù)檔案室合并,，成立綜合檔案室,，隸屬于校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。與此同時(shí),，人事檔案室成立,，隸屬于人事處；學(xué)生檔案室,，隸屬招生畢業(yè)生分配處,。1995年2月25日，成立檔案館,，屬校直屬單位,，由常務(wù)副校長主管。
目前,，檔案館共有專職檔案人員11人,，學(xué)歷都在大專以上，高級(jí)職稱4人?，F(xiàn)已建立健全了主管校長——檔案館──各學(xué)院,、部處職能部門專（兼）職檔案人員三級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，兼職檔案人員近百人,。
檔案館現(xiàn)有館舍面積800余平方米,。館藏13種檔案門類，包括黨群,、行政,、教學(xué),、科研、產(chǎn)品,、基建,、會(huì)計(jì)、聲像,、出版物,、人物、設(shè)備,、外事,、實(shí)物檔案等。平均每年進(jìn)館檔案約5000余卷,，提供利用3000余人次,。截止2004年底，館藏63576卷,，照片檔案6320張,，底圖1256張，案卷排架總長度1088.14米,。
學(xué)校已建立檔案分室兩個(gè),。
檔案館曾先后被評(píng)為兵器部文書檔案工作先進(jìn)單位；機(jī)電部貫徹“檔案法”先進(jìn)單位,；北京市高等學(xué)校檔案工作先進(jìn)單位,；學(xué)校綜合治理先進(jìn)單位；1998年通過兵總檔案專家組驗(yàn)收,，1999年率先獲得國家檔案館授予的“國家二級(jí)檔案館”,；2003年在國防科工委對(duì)我校“211工程”“九五”建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檢查工作中,，我校檔案工作受到了國防科工委領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng),。2004年我校檔案館當(dāng)選為北京市普通高等學(xué)校檔案研究會(huì)副理事長兼秘書長單位。
財(cái)會(huì)檔案
財(cái)會(huì)檔案是學(xué)校財(cái)務(wù)處及二級(jí)核算單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證,、會(huì)計(jì)賬簿,、會(huì)計(jì)報(bào)表等材料，是記錄和反映我校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料,，是進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、分析,、決策和制定計(jì)劃不可缺少的依據(jù)和條件,，也是經(jīng)濟(jì)研究不可缺少的資料，是學(xué)校檔案的重要組成部分,。
校檔案館對(duì)學(xué)校財(cái)會(huì)檔案工作進(jìn)行歸口管理,，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo),，并進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
校檔案館現(xiàn)存由財(cái)務(wù)處計(jì)劃科,、結(jié)算部,、基建科歸檔的財(cái)會(huì)檔案主要包括：會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿,、會(huì)計(jì)憑證,、工資清冊(cè)、借款卡片等材料,。
查閱財(cái)會(huì)檔案需開具證明,，提出理由 ，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字,，財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,。
實(shí)物檔案
實(shí)物檔案是指學(xué)校在重大活動(dòng)和對(duì)外交流等活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物。目前我校檔案館收集范圍主要包括：獎(jiǎng)狀,、證書,、錦旗、簽到簿,、題詞,、印章等。
為豐富館藏,，為學(xué)校保留下反映學(xué)校各個(gè)時(shí)期,、各項(xiàng)工作的珍貴實(shí)物，檔案館歡迎各部門積極向館移交具有保存價(jià)值的實(shí)物,。
黨群檔案
黨群檔案是學(xué)校在黨群管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字,、圖表和聲像載體材料，必須由校檔案館統(tǒng)一集中管理,，確保完整,、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,，便于開發(fā)利用,。
歸檔的黨群文件材料必須是辦理完畢的，反映學(xué)校黨群部門職能活動(dòng)全過程的,，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有參考作用和憑證作用及研究價(jià)值的檔案,。
歸檔的重點(diǎn)：以我校形成文件材料為主。特別是全局性,、綜合性的文件材料,，如：黨委常委會(huì)議記錄、紀(jì)要,、簡報(bào),、領(lǐng)導(dǎo)同志講話,、干部任免、工作計(jì)劃,、總結(jié),、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和規(guī)章制度等重要活動(dòng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)我校工作的指示,、批復(fù),。
基建檔案
基建檔案是學(xué)校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字,、圖表和聲像載體材料等,。基建管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前及長遠(yuǎn)具有參考和憑證作用,，反映基建管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過程,。必須由校檔案館統(tǒng)一集中管理、確保完整,、準(zhǔn)確和安全,，便于開發(fā)利用。
歸檔的主要內(nèi)容包括：綜合管理,、可行性研究,、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件,，工程管理文件,，施工文件、竣工文件,、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備,、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算,、決算,、器材管理等八個(gè)方面。歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體,，形成的文件材料,，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。
教學(xué)檔案
教學(xué)檔案主要負(fù)責(zé)管理學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)管理,、學(xué)籍管理,、教學(xué)研究等教學(xué)活動(dòng)中形成的檔案。是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,，它是學(xué)校檔案的重要組成部分,。特別是教學(xué)檔案涉及到學(xué)生在校學(xué)習(xí)的一些情況，是學(xué)生成長過程中的主要憑證之一,。
我校教學(xué)類檔案主要包括：上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料和學(xué)校教學(xué)改革,、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格,、教學(xué)規(guī)章制度等方面的指示,、規(guī)定、辦法,；本校招生計(jì)劃,、生源計(jì)劃、新生錄取材料及名單,；本,、專科畢業(yè)生,，碩士,、博士及成人教育畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績記載表；學(xué)生的學(xué)籍變更材料（升級(jí),、留級(jí),、休學(xué)、復(fù)學(xué),、轉(zhuǎn)學(xué),、退學(xué)）；學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金,、優(yōu)秀學(xué)生,、先進(jìn)班級(jí)），以及學(xué)生處分材料,；碩士,、博士研究生學(xué)位審批材料和學(xué)位論文、授予學(xué)位人員名單等,；各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃,、教學(xué)大綱；各院,、科,、專業(yè)課程試題庫；各院各專業(yè)自編的具有保存價(jià)值的教材以及其它具有保存價(jià)值的教學(xué)文件和材料等,。
外事檔案
外事檔案是指學(xué)校與外國團(tuán)體或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究,、科研合作、人才交流,、友好往來等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字,、圖表及聲像載體材料。
需要?dú)w檔的文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用,；必須反映外事管理,、外事活動(dòng)的全過程,，保證其完整、系統(tǒng),；必須遵循其自然形成規(guī)律,，保持其有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)涉外工作職能和特點(diǎn),。其內(nèi)容包括：綜合管理出國（境）,、來校任教、講學(xué),、進(jìn)修,、訪問、考察,、參加國際會(huì)議,、國際合作、留學(xué)生工作等方面,。歸檔的重點(diǎn)主要放在重大涉外和國際合作項(xiàng)目,，留學(xué)生工作活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。
我校外事檔案的歸檔部門主要由：校辦,、國際交流合作處,、人事處、留學(xué)生中心,。外事管理部門將立好的案卷整理好,，在次年的六月底前向?qū)W校檔案館移交。
行政檔案
行政檔案是在學(xué)校行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字,、圖表,、聲像等不同載體的材料。需要?dú)w檔的文件材料必須是辦理完畢的反映學(xué)校行政部門的職能活動(dòng)全過程的,、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有參考和憑證作用的文件,。它主要包括：行政綜合、人事,、監(jiān)察,、審計(jì)、武裝,、保衛(wèi),、總務(wù)、檔案,、圖書,、文博。
歸檔范圍：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)到學(xué)校的有關(guān)決定、決議等文件材料,；（2）學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的合同,、協(xié)議書等文件材料；（3）本校的請(qǐng)示,、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù),；（4）學(xué)校下發(fā)到各個(gè)部門的規(guī)章制度、管理辦法,；（5）各院、處工作計(jì)劃,、總結(jié),、報(bào)告、請(qǐng)示,、批復(fù),、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào),；（6）學(xué)校處級(jí)干部任免的文件材料以及職工獎(jiǎng)勵(lì),、處分的文件材料；（7）本校職工勞動(dòng)工資變動(dòng),、福利等方面的文件材料,；（8）本校的歷史沿革、大事記等,。
科研檔案
凡在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字,、圖表及聲像載體材料，均屬科研檔案,。
科研工作和建檔工作堅(jiān)持“四同步”管理：即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步,；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研材料形成情況同步；驗(yàn)收,、鑒定科技成果與驗(yàn)收,、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記,、評(píng)審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的同步,。
歸檔范圍：凡是通過驗(yàn)收的、鑒定的各類科研課題均應(yīng)在驗(yàn)收,、鑒定2個(gè)月后歸檔,，歸檔材料按科研課題自然形成規(guī)律的順序進(jìn)行整理（包括科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn),、總結(jié)鑒定,、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等階段），由科研干事,、課題負(fù)責(zé)人整理,，立卷后移交校檔案館。否則,，申請(qǐng)報(bào)獎(jiǎng)時(shí)檔案不予蓋章,，科研管理部門不得申報(bào)成果?？蒲泄芾硇圆牧嫌煽萍继庁?fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)統(tǒng)一歸檔,。
產(chǎn)品檔案
產(chǎn)品檔案（產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案）：凡學(xué)校設(shè)計(jì)、試制,、生產(chǎn),、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字,、圖表,、聲像等載體材料均屬產(chǎn)品檔案，必須由校檔案館集中統(tǒng)一管理,。產(chǎn)品檔案工作必須與生產(chǎn)單位的計(jì)劃管理,、質(zhì)量管理和崗位責(zé)任制工作緊密配合。在布置,、檢查,、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品工作時(shí),，同時(shí)布置,、檢查、驗(yàn)收,、總結(jié)產(chǎn)品檔案工作,。
歸檔范圍：凡對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用的本校產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)活動(dòng)過程中形成的文件材料均屬產(chǎn)品檔案的歸檔范圍。所歸文件材料,，必須反映產(chǎn)品生產(chǎn)管理,、經(jīng)營、銷售管理和產(chǎn)品生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的全過程,，保證完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng),，必須遵循自然形成規(guī)律,。保持其有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性,。
歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理,、經(jīng)營、銷售項(xiàng)目的計(jì)劃準(zhǔn)備、設(shè)計(jì),、試制與鑒定,、規(guī)模生產(chǎn)六個(gè)方面。重點(diǎn)是各經(jīng)濟(jì)實(shí)體的申辦報(bào)告,、審批材料,、業(yè)務(wù)往來合同、經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)和產(chǎn)品設(shè)計(jì),，試制,、生產(chǎn)、營銷各個(gè)階段形成的不同載體,、形式的文件材料,。特別是全套設(shè)計(jì)、工藝圖紙,、關(guān)鍵性材料。研制生產(chǎn)部門必須有專（兼）職檔案員集中管理我校的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料,，負(fù)責(zé)文件材料的收集,、積累和整理工作。研制項(xiàng)目完成后2個(gè)月,，由研制生產(chǎn)部門負(fù)責(zé),、科技處資料室協(xié)助將全部資料移交校檔案館存檔。
人物檔案
人物檔案是指我校建校以來學(xué)術(shù)造詣?shì)^深,，在某一學(xué)科領(lǐng)域貢獻(xiàn)突出,，在國內(nèi)外教育界、科技界有一定影響的知名人物以及我校的歷屆校黨政領(lǐng)導(dǎo)的全宗檔案,。這些知名人物在長期的實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有重要保存價(jià)值的各種載體的歷史記錄,，在一定程度上反映了我校的發(fā)展歷史，以及我校各學(xué)科領(lǐng)域的發(fā)展歷史,。體現(xiàn)了我校教育,、學(xué)術(shù)思想及教學(xué)、科研管理水平,，是我校重要的精神財(cái)富和歷史財(cái)富,。
人物檔案的主要內(nèi)容包括：知名人物的生平傳記、創(chuàng)作,、重要手跡,、各種獲獎(jiǎng)、任命書,、聘書,、重要社會(huì)活動(dòng)材料、音像材料、各種評(píng)價(jià)及紀(jì)念材料,、珍貴的實(shí)物用品,、禮品以及對(duì)已故全宗檔案構(gòu)成者的訃告、唁函,、唁電等等,。
人物檔案的利用：人物檔案原則上不外借，如特殊需要,，檔案館可提供復(fù)印件,。向檔案館移交、捐贈(zèng),、寄存檔案的單位和個(gè)人對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán),，并可對(duì)不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，檔案館維護(hù)他們的合法權(quán)益,。
儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備類檔案是學(xué)校的重要技術(shù)儲(chǔ)備,，是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分。我校根據(jù)國家檔案法和校情規(guī)定：凡屬學(xué)校固定資產(chǎn)的,、價(jià)值在二十萬以上的儀器設(shè)備,，在其購置、驗(yàn)收,、調(diào)試運(yùn)行,、管理、維修,、改造,、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中直接形成的具有保存、利用價(jià)值的文字,、圖表,、聲像載體材料、以及隨機(jī)材料,，均屬設(shè)備檔案,。各儀器設(shè)備管理和使用部門要收集、整理好從申購至使用過程中直接形成的這些重要材料,，按時(shí)向設(shè)備檔案管理部門移交歸檔,，任何單位和個(gè)人均不能據(jù)為己有。
設(shè)備檔案主要內(nèi)容包括：1.綜合管理2.儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料3.開箱驗(yàn)收4.安裝調(diào)試5.運(yùn)行維修6.隨機(jī)資料等六個(gè)方面,，重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目的申購報(bào)告,，論證報(bào)告，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù),、批示,，購置合同,，設(shè)備進(jìn)口免稅證明，開箱記錄和裝箱單,，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字文件,，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，索賠來往函件,，設(shè)備全套隨機(jī)材料,，設(shè)備履歷表等。
出版社檔案
出版物類檔案是國家科技文化和學(xué)校教學(xué),、科研發(fā)展的歷史記錄,，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。凡學(xué)校在編輯出版報(bào)紙,、刊物,、圖書、音像出版物活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字,、圖表及聲像等載體材料,，均屬出版物類檔案。
我校出版物類檔案主要包括綜合管理文件,、出版物的樣書,、原稿、審稿材料等,。我校出版社的出版物類檔案由出版社檔案分室進(jìn)行二級(jí)管理。
聲像檔案
聲像檔案是學(xué)校各種活動(dòng)形成,，以專門載體記錄有保存價(jià)值各種音響,、畫面。聲像檔案包括照片,、錄音帶,、幻燈片、磁盤,、影視膠片,、縮微膠片、光盤和配套的文字材料,。上述材料是要按照一定原則和方法,，經(jīng)過加工整理才能形成聲像檔案。聲像檔案形象活潑,，有很高利用價(jià)值,，是很好宣傳教育材料。
