將歷史變成永恒
發(fā)布日期：2005-12-07 閱讀次數(shù)：
〖第 679期 檔案館建館十周年?？?/SPAN>〗
今年是北京理工大學(xué)檔案館建館十周年。從1995年至今,，伴隨著學(xué)校的蓬勃發(fā)展,，檔案館經(jīng)歷了從小到大,，從弱到強(qiáng)的發(fā)展過(guò)程?；厥淄?，十年的風(fēng)雨歷程又一次展現(xiàn)在我們的眼前……
一 檔案管理工作日臻完善
1995年，學(xué)校正式成立檔案館,，檔案館現(xiàn)有專職檔案人員11人?，F(xiàn)已建立健全了主管校長(zhǎng)——檔案館——各院部處職能部門(mén)專（兼）職檔案人員三級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，兼職檔案人員近百人,。檔案館現(xiàn)有館舍面積800余平方米,，現(xiàn)存十三大門(mén)類(lèi)檔案，約6萬(wàn)余卷,，并以每年五千余卷的速度遞增,。館藏檔案中，年代最久遠(yuǎn)的是1939年的文書(shū)檔案,。珍藏檔案有：歷屆校長(zhǎng)照片,；劉少奇、周恩來(lái),、朱德,、彭德懷、張愛(ài)萍,、李鵬等黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)校視察工作的照片,；全國(guó)各界知名人士在我校重大活動(dòng)中的親筆題詞；研制大型天象儀,、紅箭-73反坦克導(dǎo)彈武器系統(tǒng),、探空火箭等重要科研項(xiàng)目的文字資料及照片。
建館十年來(lái),，為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理力度,，規(guī)范檔案管理工作，我們建立健全了一整套檔案管理規(guī)章制度,，規(guī)范性文件的制定工作也逐漸向檔案管理的重點(diǎn)部位和具體環(huán)節(jié)滲透,，其中包括各類(lèi)檔案立卷歸檔管理辦法等共23項(xiàng),。這些規(guī)章制度確定了各類(lèi)文件材料的歸檔范圍、使各工作環(huán)節(jié)有章可循,、明確了專兼職檔案人員的工作規(guī)范,，依此強(qiáng)化了檔案館的行政管理職能。檔案工作真正做到了有法可依,、有章可循,。
十年來(lái)，為豐富館藏,、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),，我館不斷地推進(jìn)檔案收集、整理方式的改革,。強(qiáng)化部門(mén)預(yù)立卷制度,，注重實(shí)體整理規(guī)范，每一份文件都嚴(yán)格按程序操作,，編制各類(lèi)專題目錄多達(dá)20余種,。投入力量開(kāi)發(fā)檔案信息資源，檔案館多年來(lái)一直把“編研工作”作為重點(diǎn),。編研成果有：《全宗介紹》,、《科研成果檔案選編》、《基建情況一覽表》,、《黨代會(huì),、教代會(huì)、團(tuán)代會(huì)匯編》,、《檔案管理制度匯編》,、《部門(mén)檔案歸檔范圍》、《博士論文摘要匯編》,、《專利成果檔案選編》,、《檔案利用典型實(shí)例》、《北京理工大學(xué)大事記》,、《檔案館論文匯編》等十一冊(cè),。
十年來(lái)，檔案館始終以“為學(xué)校中心工作服務(wù)”為宗旨,，堅(jiān)持為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),、為全校的教職工服務(wù)。在學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì),、招生分配,、補(bǔ)辦學(xué)歷證明、科研立項(xiàng)、鑒定報(bào)獎(jiǎng),、學(xué)校申報(bào)評(píng)估,、查清帳目、職稱評(píng)定,、工資調(diào)整,、黨政活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究,、基建維修施工,、落實(shí)政策、經(jīng)濟(jì)合同,、校慶、教學(xué)評(píng)優(yōu)等項(xiàng)工作中提供了大量具有法律效力和行政有效性的詳實(shí)依據(jù),。
檔案館作為學(xué)校的信息中心,，為不同時(shí)期的編史修志提供了大量資料，利用檔案先后出版的書(shū)籍有：《延安自然科學(xué)院史料》,、《培養(yǎng)科技干部的搖籃》,、《歷年年鑒》、《北京理工大學(xué)志》,、《北京高教史》,、《北京高教志》等。通過(guò)利用檔案,，間接地促進(jìn)了學(xué)校的發(fā)展與建設(shè),，產(chǎn)生了一定的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。其中典型事例很多,，如,，從2002年起，學(xué)校辦房產(chǎn)證,，有一些老師不慎將原始憑單丟失,，到檔案館來(lái)查，由于說(shuō)不清具體日期,，有時(shí)一張憑單要查幾十卷,，每一卷又有上百?gòu)埰睋?jù),可謂“大海撈針”。每當(dāng)幫他們找到丟失的憑單存根后,，都非常感謝,，并對(duì)檔案人員的熱情服務(wù)給予了很高的評(píng)價(jià)。再比如,，有一位科研人員不慎將重要科研項(xiàng)目的磁盤(pán)丟失,，由于他事先存檔材料完整，使科研損失減少到最低限度。事后,，他感慨地說(shuō),，檔案工作真是一項(xiàng)必要和有意義的工作。這樣的事例還很多,，為了讓廣大師生了解館藏檔案的重要價(jià)值,，我們將事例匯編成冊(cè)——《檔案利用典型實(shí)例》。
與此同時(shí),，檔案館變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),。主動(dòng)與全國(guó)學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心認(rèn)證咨詢部聯(lián)系，承擔(dān)了我校畢業(yè)生的資格認(rèn)證工作,；主動(dòng)協(xié)助校房產(chǎn)部門(mén),，為教工辦理房產(chǎn)證提供原始憑證等等。配合教務(wù)處,、研究生院,、成教院完成了國(guó)家教委“建立全國(guó)畢業(yè)生電子檔案”的任務(wù)，檔案館提供了近十年來(lái)的我校畢業(yè)生的相關(guān)原始檔案,；配合后勤,、基建等單位，為學(xué)校的改擴(kuò)建工作提供了大量基建圖紙,；配合校工會(huì),，完成了“全國(guó)模范職工之家”的驗(yàn)收評(píng)估工作；配合校辦等單位,，完成了“211工程”“九五”驗(yàn)收,；配合科技處，完成了科研項(xiàng)目的質(zhì)量認(rèn)證,、條保項(xiàng)目的驗(yàn)收,。
積極致力于檔案管理信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是新時(shí)期學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn),。十年來(lái),，檔案館緊緊抓住了這一發(fā)展機(jī)遇，以檔案信息化帶動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展,。
檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)水平逐年提高,。1997年，正式啟用“靈通”檔案管理軟件,。1998年,，館內(nèi)的局域網(wǎng)形成，實(shí)現(xiàn)了全部館藏檔案目錄級(jí)檢索,。2003年,，全面升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，完善了局域網(wǎng)的硬件設(shè)備。數(shù)據(jù)庫(kù)容量日益擴(kuò)大,，到目前為止提供5萬(wàn)余條數(shù)據(jù),。全部實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上館藏目錄查詢和瀏覽服務(wù)，大大提升了檔案工作管理,、服務(wù)水平,。檔案信息化管理協(xié)調(diào)工作不斷加強(qiáng)，館內(nèi)多次召開(kāi)會(huì)議就加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件,、電子檔案管理等問(wèn)題達(dá)成多方面共識(shí),，制定了《北京理工大學(xué)電子文件和電子檔案立卷歸檔暫行辦法》。
檔案宣傳工作更加深入,。檔案宣傳工作是擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響,，提高檔案工作水平的重要手段。十年來(lái),，檔案宣傳工作不斷深入,，實(shí)效性明顯增強(qiáng)。1995年我館承擔(dān)了校史陳列館管理工作,，校史陳列館作為學(xué)校的重要教育基地，每年接待3000余人,。通過(guò)觀看這些珍貴的檔案史料,，廣大師生了解了我校的悠久歷史和光榮傳統(tǒng)，也看到了學(xué)校的蓬勃發(fā)展,，激發(fā)了廣大師生愛(ài)校建校的熱情,，充分發(fā)揮了檔案資料的存史、咨政,、育人功能,。2002年，為紀(jì)念“檔案法”頒布十五周年,，在全校范圍內(nèi)舉辦了檔案法知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng),，全校師生踴躍參與。為宣傳檔案工作,，多種形式,、多種手段并舉，建網(wǎng)站,、辦報(bào)刊,、上閉路電視、辦展覽,、召開(kāi)檔案工作會(huì)……
拓展檔案工作職能范圍,。新時(shí)期檔案工作要發(fā)展，必須以“務(wù)實(shí)創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)”為原則,，根據(jù)檔案利用的實(shí)際需求,，2003年我館承擔(dān)了全校學(xué)生出國(guó)成績(jī)單、學(xué)歷證書(shū)的中英文翻譯工作,。在盡職盡責(zé)地完成檔案工作的同時(shí),，2004年承擔(dān)了“一卡通”中心的籌建工作。
二 各界支持是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力
機(jī)遇和成功總是青睞有準(zhǔn)備之人,。檔案人多年不懈的奮斗終于得到了豐厚的回報(bào),。這回報(bào)來(lái)自于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和各位老師們那里,。
1995年成立檔案館時(shí),，明確了由常務(wù)副校長(zhǎng)分管檔案工作，并成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,，由常務(wù)副校長(zhǎng)任組長(zhǎng),，各院、部,、處負(fù)責(zé)人任組員,。該小組及時(shí)解決了檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。
檔案工作列入了校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制,。歷年在學(xué)校的工作報(bào)告中都對(duì)檔案工作的成績(jī)給予了肯定并提出了要求,。
在校財(cái)政有限的情況下，學(xué)校每年都為檔案館撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),。1998年,，我館達(dá)標(biāo)升級(jí)過(guò)程中，一年中用于檔案館建設(shè)的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)達(dá)20萬(wàn)元,。
作為主管檔案工作的常務(wù)副校長(zhǎng),，每年都要來(lái)館聽(tīng)取工作匯報(bào)，參加檔案工作會(huì)議,。會(huì)上總是強(qiáng)調(diào)：“檔案是學(xué)校辦學(xué)的重要資源,；檔案事業(yè)是一項(xiàng)為后人著想的事業(yè)?！泵鞔_提出：“學(xué)校要不斷地為檔案工作創(chuàng)造條件,，進(jìn)一步加大經(jīng)費(fèi)投入，要利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來(lái)提高檔案管理的水平,?！?
2002年，為改善檔案保管條件,，在校領(lǐng)導(dǎo)的直接關(guān)心下,，檔案館遷至新館,，面積由原來(lái)的400平方米擴(kuò)大到現(xiàn)在的800平方米，大大緩解了庫(kù)房緊張的局面,，重要檔案得以及時(shí)進(jìn)館,。
在學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，撥款約25萬(wàn)元在新館庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了密集架,。
在“985”二期重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中,，作為條件支撐項(xiàng)目之一，數(shù)字化檔案館建設(shè)計(jì)劃投資360萬(wàn)元,。
學(xué)校重大科研項(xiàng)目工作會(huì)議,，檔案館被列入重要部門(mén)參與其中，有效實(shí)施了“三納入”“四同步”的管理模式,，使科研檔案自始至終得到有效控制,。
征集檔案利用效果、舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽,，都得到了全校師生的積極支持,。許多一線老師百忙之中，將回執(zhí),、答卷交回檔案館,。
三 總結(jié)成績(jī)面向未來(lái)
十年來(lái)，經(jīng)過(guò)幾代檔案人共同努力,，在學(xué)校檔案工作發(fā)展史上留下了一串串具有紀(jì)念意義的足跡：
1995年檔案館被評(píng)為北京市高等學(xué)校檔案工作先進(jìn)集體,。
1998年被國(guó)家檔案局評(píng)為“科技事業(yè)單位檔案管理國(guó)家二級(jí)單位”。
1999年,，編研材料《檔案館全宗介紹》獲北京市檔案學(xué)會(huì)頒發(fā)的檔案編研成果二等獎(jiǎng)。
2000年,，論文《高校檔案信息環(huán)境與高校檔案資源開(kāi)發(fā)》獲北京市檔案學(xué)術(shù)成果優(yōu)秀獎(jiǎng),。
2001年，檔案館當(dāng)選為北京市高校檔案研究會(huì)理事單位,、第三協(xié)作組組長(zhǎng)單位,。
2003年，國(guó)防科工委對(duì)我?！?11工程”“九五”驗(yàn)收檢查,，檔案工作受到了科工委領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。
2004年,，當(dāng)選為北京市高校檔案研究會(huì)常務(wù)副理事長(zhǎng)兼秘書(shū)長(zhǎng)單位,，同時(shí)還承擔(dān)著《北京高校檔案研究會(huì)檔案信息》的總編工作。
我館人員在長(zhǎng)期實(shí)踐工作的基礎(chǔ)上,，注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn),，先后撰寫(xiě)了多篇有關(guān)信息化管理的論文：《信息化對(duì)檔案館的影響和信息化發(fā)展戰(zhàn)略》,、《檔案在信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題和發(fā)展策略》、《電子文件和電子檔案立卷歸檔的研究分析》,、《信息化檔案管理軟件的問(wèn)題分析》,、《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與建設(shè)》、《從我校檔案工作實(shí)踐看高校檔案信息化建設(shè)》,、《現(xiàn)階段高校數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容》等等,。十年來(lái)，我館人員積極參與國(guó)防科工委系統(tǒng),、北京市高校系統(tǒng)的學(xué)術(shù)論文交流活動(dòng),，公開(kāi)發(fā)表論文十余篇，獲獎(jiǎng)?wù)撐亩嗥?
展望未來(lái),，任重而道遠(yuǎn),。大量電子文件的產(chǎn)生，模糊了文書(shū)工作和檔案工作的界限,；網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,，加速了檔案、圖書(shū),、情報(bào)等文獻(xiàn)信息間的交叉和融合,。有人把如今檔案職業(yè)的處境比喻為在“夾縫時(shí)代”：一方面，我們依然背靠著以紙質(zhì)文件管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)工作模式,；另一方面,，我們又必須面對(duì)電子文件所帶來(lái)的種種難題。面對(duì)眼前的種種挑戰(zhàn),，檔案人應(yīng)該以開(kāi)放的心態(tài),、進(jìn)取的姿態(tài)、科學(xué)的精神,、戰(zhàn)略的眼光來(lái)拓展自身的職能,，從中獲得生存的理由和發(fā)展的空間。
