按《檔案法》要求做好我校檔案工作
發(fā)布日期：2005-12-07 閱讀次數(shù)：
常務(wù)副校長(zhǎng) 李志祥
〖第 679期 檔案館建館十周年專刊〗
檔案是學(xué)校辦學(xué)的重要資源。檔案工作的重要性體現(xiàn)在學(xué)校各項(xiàng)工作中。比如，每年上級(jí)會(huì)有各種各樣的檢查，如果按學(xué)校檔案館的歸檔要求，做到依法歸檔，那么上級(jí)部門來(lái)檢查時(shí)，我們就有據(jù)可依，這就維護(hù)了學(xué)校依法辦學(xué)、依法行政的嚴(yán)肅性。
實(shí)際上，學(xué)校在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，會(huì)形成各種各樣的檔案。這些檔案，都應(yīng)歸到檔案館去。例如，學(xué)校在拆建過(guò)程中，凡重要的房產(chǎn)、地產(chǎn)、地下管網(wǎng)和新建的設(shè)施，以及固定資產(chǎn)檔案，都應(yīng)按要求及時(shí)歸到檔案館去。又比如，重大科研項(xiàng)目，必須按照上級(jí)有關(guān)國(guó)防項(xiàng)目的管理要求來(lái)管理。要隨著科研項(xiàng)目的進(jìn)程實(shí)行過(guò)程管理，做到分階段、分節(jié)點(diǎn)及時(shí)歸檔。在學(xué)科建設(shè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多帶有原創(chuàng)性知識(shí)點(diǎn)性質(zhì)的材料，這些都是檔案管理的重要內(nèi)容。
隨著國(guó)家“十一五”計(jì)劃實(shí)施，我校舊樓改造將隨著國(guó)家投資的增加而增多，在拆舊建新中，凡重要的實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所、實(shí)驗(yàn)設(shè)備的照片檔案，都應(yīng)保存下來(lái)。檔案館留下這些圖片和資料，就保留了學(xué)校的發(fā)展歷史。各部門負(fù)責(zé)人要像當(dāng)家人一樣，對(duì)凡是應(yīng)該保留下來(lái)的東西，都要把它們保留下來(lái)。按《檔案法》的要求、按照學(xué)校檔案管理的規(guī)定，做好部門檔案工作。
隨著形勢(shì)發(fā)展，各方面對(duì)學(xué)校管理的要求也越來(lái)越多。比如，學(xué)生貸款、一卡通、學(xué)生就業(yè)等等工作，都需要配備一定的人員，都從現(xiàn)有編制中解決也是不科學(xué)的。類似這樣的問(wèn)題可以從實(shí)際出發(fā)，做到專職人員必須有，其余設(shè)兼職崗位。誰(shuí)多干，酬勞就加給誰(shuí)。兼職檔案員也應(yīng)是這種性質(zhì)的。 兼職檔案員的作用非常重要。學(xué)校雖然沒(méi)有這個(gè)編制，但檔案工作有這個(gè)要求。因?yàn)楹芏鄼n案產(chǎn)生于基層，只有基層部門完整無(wú)漏的把材料收集起來(lái)歸檔，檔案館才能通過(guò)管理來(lái)讓檔案發(fā)揮作用。所以兼職檔案員在檔案的收集、整理、歸檔方面要發(fā)揮重要的作用。學(xué)校要加強(qiáng)兼職方面的工作，要明確兼職檔案員的崗位職責(zé)和內(nèi)部管理體制掛鉤。
今后，一是要提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。認(rèn)識(shí)到檔案是學(xué)校管理要素中的重要內(nèi)容。檔案管理確實(shí)是看得見(jiàn)、摸得著的重要管理內(nèi)容，大家應(yīng)該積極、主動(dòng)地管理好各部門檔案工作，在學(xué)校黨委、行政的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案意識(shí)得到逐步提高。上級(jí)單位幾次對(duì)我校檔案工作的檢查，實(shí)際都是對(duì)我校檔案工作的一種促進(jìn)。二是，學(xué)校還要不斷地為檔案管理創(chuàng)造條件，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)一步做好檔案管理工作，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。這不僅僅是把鐵皮柜換成密集架。在電子文件的管理方面，檔案館、圖書館、院系資料室要與世界上相關(guān)的窗口聯(lián)起來(lái)。檔案管理要考慮如何利用現(xiàn)代化手段把檔案的利用工作搞上去，發(fā)揮作用。
在“九五”、“十五”期間，我們學(xué)校利用學(xué)科建設(shè)來(lái)加強(qiáng)內(nèi)部實(shí)力方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。這方面材料值得收集。在“十一五”期間、“985”二期，學(xué)校將加強(qiáng)檔案館的建設(shè)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)提升檔案管理的水平。我們也要通過(guò)現(xiàn)代化手段把檔案資料積累下來(lái)。檔案管理要加強(qiáng)過(guò)程管理。下一步學(xué)校要在這方面投入一些力量和經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)檔案建設(shè)，但最重要的還是要做好“歸檔”這項(xiàng)基礎(chǔ)工作。
