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北京理工大學(xué)2014年數(shù)字迎新工作全面啟動(dòng)


 
  2014年8月20日,伴隨著北京理工大學(xué)迎新網(wǎng)“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)的正式啟用,,學(xué)校歷史上首次數(shù)字化迎新工作全面啟動(dòng),。屆時(shí),來自全國各地的3600余名新生,,將通過該系統(tǒng)提交各類信息,,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)到。
 
  2013年,,學(xué)校大力推進(jìn)信息化建設(shè),,黨委書記郭大成、校長胡海巖高度重視,,學(xué)校辦公室牽頭負(fù)責(zé),,會(huì)同黨委宣傳部、發(fā)展規(guī)劃處,、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心,、機(jī)關(guān)黨委等多部門,制定了《北京理工大學(xué)數(shù)字校園信息平臺(tái)建設(shè)規(guī)劃》,,計(jì)劃用3到5年使學(xué)校信息化水平上一個(gè)新臺(tái)階,。在各部門的通力協(xié)作下,2013年順利完成了年度建設(shè)內(nèi)容,。2014年,,結(jié)合黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng),學(xué)校辦公室將“數(shù)字迎新”系統(tǒng)列為年度重點(diǎn)工作信息化建設(shè)內(nèi)容,。學(xué)校確定了以本科迎新工作作為突破口,,實(shí)現(xiàn)迎新工作的信息化,該系統(tǒng)將有效提升迎新工作效率,,為新生入學(xué)提供人性化,、個(gè)性化服務(wù)。
 
  自去年下半年起,,學(xué)校辦公室與宣傳部,、網(wǎng)絡(luò)中心便著手開展“數(shù)字迎新”系統(tǒng)建設(shè)的可行性調(diào)研工作。通過赴多個(gè)兄弟高校的調(diào)研,,最終確定了由我校自主研發(fā)的建設(shè)思路,。2014年上半年,在學(xué)校信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,,學(xué)校辦公室,、宣傳部,、網(wǎng)絡(luò)中心等多個(gè)部門組織專門力量開始建設(shè)“數(shù)字迎新”系統(tǒng),結(jié)合調(diào)研成果,,兼收并蓄,、取長補(bǔ)短,逐步搭建起系統(tǒng)的主要內(nèi)容和功能,,并通過在各部門和師生中間廣泛調(diào)研,,征集意見,最終完善形成了我校“數(shù)字迎新”系統(tǒng),。
 
  “數(shù)字迎新”系統(tǒng)主要包括“了解北理工”和“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”兩個(gè)板塊,,其中由宣傳部負(fù)責(zé)開發(fā)的迎新網(wǎng)(主頁:http://i.bit.edu.cn)于6月底正式開通上線,新生,、家長和社會(huì)各界都可通過迎新網(wǎng)了解學(xué)?;厩闆r、新生生活指南和學(xué)習(xí)指導(dǎo),,以及獲取學(xué)校發(fā)布的報(bào)到事項(xiàng)等信息,。
 
 
  “網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”板塊則以利用信息化技術(shù)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)新生入學(xué)報(bào)到的“雙向”數(shù)字化,、人性化服務(wù)為建設(shè)目的,,實(shí)現(xiàn)以人為本的工作理念。“雙向”即,,一為校內(nèi)各迎新相關(guān)部門提供數(shù)字化,、網(wǎng)絡(luò)化工作平臺(tái),在學(xué)生入學(xué)前最大限度的完成信息采集,、處理和發(fā)布,,大幅度提升工作效率;二為面向新生有效傳遞入學(xué)報(bào)到信息,,最大限度幫助新生順利報(bào)到,,做好開學(xué)準(zhǔn)備。
 
  每年的新生入學(xué)報(bào)到不僅是全校性的“大工作”,,更直接關(guān)乎著學(xué)校的社會(huì)形象,。往年從錄取開始,招生辦公室,、財(cái)務(wù)處,、教務(wù)處,后勤集團(tuán),、保衛(wèi)處,、圖書館和學(xué)生處等多部門協(xié)同合作,分頭落實(shí)好學(xué)費(fèi)扣繳,、學(xué)號(hào)班號(hào)編制,、宿舍方案制定,、戶籍等工作;學(xué)院在得到原始招生信息后,,將進(jìn)行分班,、分學(xué)號(hào)和宿舍分配,同時(shí)做好迎新工作準(zhǔn)備,。由此可見,,信息在不同的單位之間切割、整合和傳遞,,既降低了工作效率,,又增加了信息錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。
 
  因此,,運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息手段優(yōu)化工作流程,,成為我校數(shù)字迎新工作的核心,。通過認(rèn)真梳理工作關(guān)系,最終確定了通過建設(shè)“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”數(shù)字化平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)信息從“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”,。
 
  由網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)建設(shè)的“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng),,秉承以學(xué)生信息收集為核心,信息化流程用于輔助管理,,各個(gè)涉及迎新工作單位數(shù)據(jù)共享的基本理念,,依托網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)新生信息采集過程前移,,將繁瑣的事務(wù)性工作交由系統(tǒng)來完成,,職能部門審核把關(guān),各學(xué)院聯(lián)動(dòng),,確保迎新工作成效產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,。經(jīng)過實(shí)際運(yùn)行,該系統(tǒng)已經(jīng)顯示出極高的工作效能,。
 
 
  8月15日下午2:30,,招生辦公室經(jīng)過初步整理,提交了全體2014級(jí)錄取學(xué)生信息,。網(wǎng)絡(luò)中心根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè),,形成學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫,隨即根據(jù)學(xué)校辦公室經(jīng)過調(diào)研設(shè)計(jì)的自動(dòng)分班算法,,開創(chuàng)性地實(shí)現(xiàn)全體新生的自動(dòng)預(yù)分班,。當(dāng)晚9點(diǎn),班級(jí)預(yù)分結(jié)果就呈現(xiàn)在網(wǎng)上預(yù)報(bào)到系統(tǒng)之中,。正值暑假的全體新生輔導(dǎo)員,,不論身處何處,,都準(zhǔn)時(shí)登錄系統(tǒng),便捷地查詢新生各類信息,,對(duì)預(yù)分班情況進(jìn)行調(diào)整,,經(jīng)學(xué)院副書記審核后,在網(wǎng)上確認(rèn)提交,;同時(shí)相關(guān)職能部門工作人員也能登錄系統(tǒng),,隨時(shí)關(guān)注班級(jí)審核情況。為了加強(qiáng)溝通,,學(xué)校辦公室還建設(shè)了工作微信群,,方便初次使用系統(tǒng)的輔導(dǎo)員們隨時(shí)咨詢和反饋。
 
  短短的周末兩天,,全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個(gè)新生班級(jí)順利誕生,,隨后其他涉及迎新管理部門的工作人員登錄系統(tǒng),對(duì)信息進(jìn)行審核確認(rèn),,并與本單位工作進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接,。以往需要半個(gè)多月的工作,依托數(shù)字迎新系統(tǒng),,僅用五天便完成,,實(shí)現(xiàn)了工作效率的飛躍提升,順利保障了下一階段新生數(shù)據(jù)預(yù)采集工作的順利開展,。
 
  8月20日起,,全國各地的新生們紛紛登錄網(wǎng)上預(yù)報(bào)到系統(tǒng),提交本人入學(xué)相關(guān)信息,。至此,,數(shù)字迎新工作進(jìn)入了新生信息預(yù)采集階段。在新生的錄取通知書上,,明確提出了網(wǎng)上預(yù)報(bào)到的要求,,新生在規(guī)定時(shí)間內(nèi),通過登錄預(yù)報(bào)到系統(tǒng),,填寫個(gè)人基本信息,、家庭信息、興趣愛好等各類信息以及提交證件照片,,同時(shí)還能看到自己的班級(jí)和同學(xué),,與輔導(dǎo)員取得提前溝通,通過輔導(dǎo)員建立的QQ群,,入學(xué)前便開始了“班級(jí)生活”,,以此真正做到入校前的有效溝通和延伸管理。對(duì)于新生需要填寫的信息項(xiàng),學(xué)校各相關(guān)部門也反復(fù)推敲研討,,不僅涵蓋了新生入校后需要統(tǒng)計(jì)的各類基本信息,,如學(xué)籍、一卡通,、戶籍,、資助等,還為入學(xué)即將開展的軍訓(xùn)工作提供服裝尺碼等,,最大限度地為各單位提供充足的信息支持,。而在往年的迎新工作中,針對(duì)新生的信息采集不僅占用了大量工作時(shí)間和精力,,往往還易出現(xiàn)漏采或重復(fù)采集等問題,。
 
  隨著“數(shù)字迎新”系統(tǒng)各階段的順利實(shí)施,學(xué)校的迎新工作勢(shì)將改頭換面,,學(xué)校的整體形象將會(huì)有所提升,。9月3日,迎新日現(xiàn)場(chǎng),,一眼望不到邊的隊(duì)伍將不復(fù)存在,,取而代之的可能是”老朋友“的初次見面,他們的歡聲笑語將回蕩整個(gè)校園,。也許,多年后的迎新工作,,將于日常工作無異,。