一曲迎新“協(xié)奏”“——北理工2014“數(shù)字迎新”工作紀(jì)實
發(fā)布日期：2014-09-19 供稿：黨委宣傳部 王征 攝影：黨委宣傳部 北理工記者團
編輯：新聞中心 王征 閱讀次數(shù)：
9月的北京,，無論秋雨陣陣，還是陽光明媚,，總有一場場密集的“戰(zhàn)役”在京城各個高校的校園中打響,，那就是來自全國的大學(xué)新生和家長們，臉上的喜悅,，昭示著一段新生活的開始,。北理工的校園也不例外，在良鄉(xiāng)校區(qū),，每年9月熙熙攘攘人群在幾天內(nèi)既帶來了數(shù)千生機勃勃的新鮮“血液”,，隨之而來的也有不可避免的校園運行壓力，為學(xué)校管理工作帶來不小挑戰(zhàn),，甚至帶來不必要的社會負(fù)面影響,。
如何做好迎新工作，始終是學(xué)校管理部門著力研究和解決的一項重點問題,。自去年開始,，學(xué)校大力實施校園信息化建設(shè)，在這個大背景下,，運用網(wǎng)絡(luò)化,、信息化手段，創(chuàng)新迎新工作模式,，就提上了學(xué)校工作的議事日程,，悄然間一場迎新“數(shù)字協(xié)奏曲”拉開了帷幕，2014年的迎新,，也由此“舒緩”了下來,。
吃好“飯”，好“胃口”,，迎新工作抓住關(guān)鍵
無論是按照傳統(tǒng)模式開展,，還是開展全新的“數(shù)字迎新”,，都離不開對迎新工作本質(zhì)的剖析。學(xué)校在2014年上半年,，成立了“數(shù)字迎新”領(lǐng)導(dǎo)小組,，將涉及迎新工作相關(guān)部門力量整合起來，經(jīng)過多次對工作的研討和調(diào)研,，從從千頭萬緒的工作中,，凝練出重點，抓住了關(guān)鍵,。通俗說來,，就是吃好“飯”，要讓北理工的迎新工作有個好“胃口”,。
迎新工作需要在每年9月的一兩天內(nèi),，迎來兩個流量的沖擊，一個是龐大的人流,，另一個則是密集的信息流,，既要讓人流有序流動，也要快速消化信息,，使之融學(xué)校各類管理系統(tǒng),。就如同一個人，在短時間內(nèi),，不僅要吞下大量食物,，還要有效消化吸收。
北理工新生入校規(guī)模近年來一直保持在3600人左右,，這背后更有3600多個家庭,，入學(xué)報到全家出動已經(jīng)成為常態(tài)，送孩子報到也成為了父母的一種心愿,。因此，報到當(dāng)日出入學(xué)校的人流達到上萬人次,，并不稀奇,，自駕車到校的情況更是不斷增長，為校園管理帶來了莫大的壓力,。面對龐大的人流,，必須做到有序流動，這是迎新工作順利開展的前提和保障,。
人的流量可見,，更加龐大的信息流隱藏其后。信息化時代,，新生入校其實也是信息入校的過程,，如何快速準(zhǔn)確的豐富考生信息,，才是將“考生”變?yōu)?ldquo;學(xué)生”的關(guān)鍵，也是構(gòu)建有效管理的基礎(chǔ),。“學(xué)校各個部門要想構(gòu)建起對一名新生的有效信息管理,，在數(shù)據(jù)采集方面至少要達到108項以上，雖然其中包括部分招辦提供的考生信息,，但是學(xué)校自己需要采集的信息項目也要達到80項以上,。”網(wǎng)絡(luò)中心屈少杰老師為記者做了詳細分析。學(xué)生的校園生活從“衣食住行”到學(xué)習(xí)考試,，都離不開管理信息體系的支撐,。快速“進食”,，也要快速“消化”,。
因此，數(shù)字迎新領(lǐng)導(dǎo)小組敏銳的抓住這兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié),，明確了數(shù)字化手段的著力點,，最大限度的幫助迎新工作拓展了空間和拉長了時間，讓人員流動更加有序,，讓信息獲取更加快捷,，迎新工作終于“舒緩”了下來。
“廣而告之”,，讓新生信步陌生校園
通過數(shù)字化手段實現(xiàn)迎新階段人流的有序流動,，其中關(guān)鍵就是最大限度的幫助新生和家長對報到流程做到心中有數(shù)。以往只能靠現(xiàn)場各類說明,、指南,，還有志愿者嘶啞的聲音來實現(xiàn)，在嘈雜紛亂的環(huán)境下,，效果有限,。
為了充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化和信息化的技術(shù)優(yōu)勢，北理工2014年數(shù)字迎新工作,，首先啟動了學(xué)校迎新網(wǎng)i.bit.edu.cn的建設(shè)工作,，為各類入學(xué)報到信息的發(fā)布搭建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺，新生通過錄取通知書可以第一時間登錄網(wǎng)站,，獲取入學(xué)信息,。網(wǎng)站貼近新生視角，貼近入學(xué)報到和校園生活的實際,，運用視頻等多媒體手段直觀的展示了良鄉(xiāng)校區(qū)的方方面面,，可以幫助新生“決勝千里之外”。迎新網(wǎng)還向新生介紹了大學(xué)成長的基本知識和校史校情,，幫助他們預(yù)熱即將開始的北理生活,。
另一方面,，配合迎新網(wǎng)建設(shè)的“i北理”微信公共賬號，也是學(xué)校第一次嘗試使用新媒體來提升工作成效,。“i北理”微信號的投入使用后,，在迎新前夕用戶關(guān)注量就近2000，成為了報到動態(tài)推送的有效助手,。同時,，“i北理”還從新媒體特點出發(fā)，主動編輯撰寫發(fā)布網(wǎng)文數(shù)十篇,，輕松活潑的口氣,，貼近學(xué)生實際的角度，得到了新生群體的良好評價,。
正是網(wǎng)絡(luò)化平臺的有效構(gòu)建,，不僅幫助新生掌握了校園基本情況和迎新當(dāng)日的管理要求，更為重要的是首次實現(xiàn)了包括宿舍分配等關(guān)鍵信息的提前動態(tài)發(fā)布,，最大限度的幫助新生和家長做好報到規(guī)劃,。
校園中少了許多帶著行李疲憊的身影，多了不少“心中有數(shù)”自信的面孔,，不少志愿者“門前冷落”,。
“有來有往”，新生未報到,，組織已建立
如果僅僅是通過網(wǎng)絡(luò)化手段幫助新生隊報到流程和校園情況做到心中有數(shù),，那“數(shù)字迎新”也只是做了表面文章。北理工2014年“數(shù)字迎新”的最大魅力是在3600余名新生未入校前,，就有效建立起一個個“網(wǎng)上班級”,，同學(xué)之間，輔導(dǎo)員之間,，雖素未謀面,，但已相熟于網(wǎng)絡(luò)，真正做到了“新生未報到,，組織已建立”,。
網(wǎng)絡(luò)班級的建立有賴于新生信息的高效搜集，“數(shù)字迎新”建設(shè)了“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng),，最大限度滿足校內(nèi)各單位的數(shù)據(jù)需求，并隨錄取通知書發(fā)放了登錄要求和填寫說明,，每個新生都可以通過網(wǎng)絡(luò),，在報到前與家人一起錄入個人信息。網(wǎng)上預(yù)報到系統(tǒng)還能預(yù)征集學(xué)生證件照,，僅此一項,，就消除了往年證件照采集的排隊長龍,，免去了收費環(huán)節(jié)，真正做到了以人為本,。
在該系統(tǒng)中,，信息的安全“雙向”流動，更是改變了迎新整體工作整體模式,，每位學(xué)生都具有唯一登錄權(quán)限,，一些不方便公開的學(xué)生個人信息，就可以安全方便的在該系統(tǒng)中進行發(fā)布,，例如學(xué)生宿舍分配情況,、學(xué)費繳納情況、上網(wǎng)賬號等,。
不過,，系統(tǒng)中最廣受歡迎的還是“我的同學(xué)，我的班”這個實用而有趣的功能,。來自電子信息類專業(yè)的2014級張培陽同學(xué)表示:“ 學(xué)校的網(wǎng)上預(yù)報到系統(tǒng)不僅讓我更便捷地了解學(xué)校和同學(xué),，報到時心里有底兒，省去了很多跑腿兒的工作,。但最讓我覺得有意義的就是可以提前認(rèn)識班里同學(xué),，能更知根知底，能知道大家都來自哪兒,，然后還有大家的聯(lián)系方式,，盡早認(rèn)識自己的同學(xué)和舍友，感覺很不錯,！”,。
通過對信息的完善，就可以在系統(tǒng)中進入自己的網(wǎng)絡(luò)班級,，看到即將同班的大學(xué)同學(xué)們,，看看有多少男生、多少女生,，都來自哪里,。在系統(tǒng)中，新生輔導(dǎo)員們公布了聯(lián)系方式和班級網(wǎng)上交流群,。一個個新生班級,，就通過無形的互聯(lián)網(wǎng)建立起來，在入學(xué)前,，同學(xué)之間有了溝通交流,，輔導(dǎo)員們不僅在后臺辛苦的審核全體學(xué)生信息，還實現(xiàn)了對新生們的“一對一”服務(wù),，為他們解答包括入學(xué)報到,、學(xué)習(xí)成長等方面的各類問題,。
正式管理工作的網(wǎng)絡(luò)化前移，不僅方便了學(xué)生,，也從根本上改變了迎新工作的內(nèi)涵,，從一場無組織的“遭遇戰(zhàn)”，變成了一場可以組織起來的學(xué)生活動,。
“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”
消化吸收來自全國3600余名新生的信息,，使之融入到學(xué)校的各類管理體系之中，還能在較短的時間內(nèi)完成新生班級劃分,、學(xué)號分配和宿舍安排等一系列安排,，離不開各個迎新單位、學(xué)院以及全體新生輔導(dǎo)員們的辛勤工作,，也與今年“數(shù)字迎新”所帶來的理念轉(zhuǎn)變,，密不可分。
往年迎新工作,，從錄取開始,，招生辦公室、財務(wù)處,、教務(wù)處,，后勤集團、保衛(wèi)處,、圖書館和學(xué)生處等多部門協(xié)同合作,，分頭落實好學(xué)費扣繳、學(xué)號班號編制,、宿舍方案制定,、戶籍等工作；學(xué)院在得到原始招生信息后,，進行分班,、分學(xué)號和宿舍分配，同時做好迎新工作準(zhǔn)備,。由此可見,，信息在不同的單位之間切割、整合和傳遞,，既降低了工作效率,，又增加了信息錯誤的風(fēng)險。
今年,，“數(shù)字迎新”運用網(wǎng)絡(luò)化,、信息化手段極大的優(yōu)化了工作流程，通過建設(shè)“網(wǎng)上預(yù)報到”數(shù)字化平臺來實現(xiàn)信息從“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”。
“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng),，以學(xué)生信息為核心、數(shù)據(jù)共享共建的基本理念,，依托網(wǎng)絡(luò),，實現(xiàn)新生信息采集過程前移，將繁瑣的事務(wù)性工作交由系統(tǒng)來完成,，職能部門審核把關(guān),，各學(xué)院聯(lián)動，確保迎新工作成效產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,。經(jīng)過實際運行,，該系統(tǒng)顯示出極高的工作效能。
以學(xué)生分班為例,，從8月15日下午2:30,，在招辦提交考生信息后，系統(tǒng)實現(xiàn)了自動預(yù)分班,。當(dāng)晚9點,，全體新生輔導(dǎo)員，不論身處何處,，通過網(wǎng)絡(luò)對預(yù)分班情況進行調(diào)整,，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后，全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個新生班級順利誕生,。以往需要半個多月的工作,，依托數(shù)字迎新系統(tǒng)，僅用五天便完成,，實現(xiàn)了工作效率的飛躍提升,，順利保障了下一階段新生數(shù)據(jù)預(yù)采集工作的順利開展。
9月3日,，迎新日現(xiàn)場,，排隊長龍和忙亂的人群已不復(fù)存在，取而代之的是目標(biāo)明確的“匆匆而過”,，還有“老朋友”的相見恨晚,，入學(xué)的喜悅褪去了往日疲憊的神色，更多歡聲笑語回蕩校園,。也許,，多年后的迎新工作，將與日常工作無異,，僅僅是一次全校性的學(xué)生活動而已,。
